More than the realization of legal requirements

Automated process controls render manual expenditures (almost) superfluous and how to save money with it.

Köln, 20. Oktober 2011 Compliance Management bedeutet für viele Unternehmen vor allem, Gesetzgebern, Wirtschaftsprüfern und Kapitalmärkten gerecht zu werden. Dass man mit einer optimierten Toolunterstützung zur Risikokontrolle auch manuelle Überwachungen auf ein Minimum reduzieren und damit Kosten sparen kann, wird dabei oft übersehen.

In den letzten Jahren erschütterten eine Reihe von Veruntreuungs- und Korruptionsskandalen die Wirtschaftswelt. Schlagzeilen wie „Datenklau bedroht Schweizer Bankgeheimnis“ oder „Bankangestellte zweigt 220.000 Euro ab“ sind keine Seltenheit mehr. Gesetzgeber und Kapitalmärkte verlangen daher nach mehr Transparenz und Risikokontrolle, beispielsweise durch Regelungen wie SOX, Solvency II und Basel II. Mehr Gesetze, ein wachsender Druck und steigende Erwartungen der Aktionäre sind nur einige der Anforderungen, denen Unternehmen in ihren internen Prozessen Herr werden müssen. Das Kölner Beratungshaus ConVista Consulting sieht in diese Aufgabe auch eine Chance: Wenn Unternehmen aufgrund externer Vorgaben ohnehin ihre IT-Systeme anpassen, spricht vieles dafür, gleichzeitig interne Prozesse zu optimieren und so langfristig Kosten zu sparen.

Kontrollautomatisierung statt manueller Listen

„Viele Unternehmen versuchen auch heute noch, ihre Prozesskontrollen mit Hilfe von Tabellen manuell abzuarbeiten. Gerade in traditionellen, gewachsenen Häusern mit einer Vielzahl von heterogenen IT-Systemen sehen wir immer wieder, dass dies nur mit einem enormen Arbeitsaufwand, komplizierten Prozessen und unnötig hohen Kosten gestemmt werden kann“, erklärt Bianca Folkerts, Associate Partnerin und Verantwortliche für das Thema Compliance Management bei der Unternehmensberatung ConVista Consulting. „Dabei kann eine qualitativ hochwertige informationstechnische Unterstützung Zeit und Kosten sparen“, so Folkerts weiter.

Mit der Implementierung und Wartung der Anwendung SAP Business Objects Process Control bietet das internationale IT-Beratungshaus eine Lösung an, mit der Mitarbeiter zahlreiche vorgeschriebene Kontrollvorgänge automatisieren, dokumentieren und kontinuierlich überwachen können, die wiederum von Führungskräften und Revisoren im selben System überprüft werden. Die Vorteile: Durch den Wegfall aufwendiger, manueller Kontrollaktivitäten werden Vorschriften zeitnah und kostengünstig eingehalten. Separate Werkzeuge für Dokumentation, Test, Schwachstellenbehebung und die Überwachung entfallen. Gleichzeitig werden verlässliche Daten für Wirtschaftsprüfer, Aufsichtsbehörde oder Aktionär generiert.

Kombination aus Fach- und Prozess-Know-how

Mit der Implementierung einer strukturierten IT-Anwendung ist schon viel gewonnen. Doch greift es zu kurz, Standards einfach in das Bestehende einzubinden. Gerade im Bereich des Compliance Managements sind die Kenntnis der jeweiligen Branchenprozesse und ein tiefes Vertrauensverhältnis zum Kunden unerlässlich. Schließlich arbeitet man mit den sensibelsten Daten, über die ein Unternehmen verfügt.

Aus diesem Grund haben sich die Berater der ConVista Consulting auf beides sowohl auf technisches als auch auf fachliches Know-how spezialisiert. Als langjähriger SAP-Partner verfügen sie über das notwendige Wissen, um die passende Technologie für ein strukturiertes Compliance Management auch in heterogenen Systemlandschaften zu implementieren und zu warten. Auch die fachliche Seite wird im Projekt intensiv unterstützt. Bianca Folkerts ist dieser Aspekt besonders wichtig: „Durch jahrelange praktische Erfahrungen auf Kundenseite bringen wir ein Branchen- und Prozesswissen mit, das uns in jedem Projekt neu dabei unterstützt, auf die individuellen Bedürfnisse jedes einzelnen Auftraggebers einzugehen. Bei Bedarf arbeiten wir mit den Kollegen aus der entsprechenden Applikations- und/oder Prozessberatung zusammen, die wiederrum Spezialisten auf ihrem jeweiligen Gebiet sind. Dadurch konnten wir schon zahlreiche Unternehmen dabei unterstützen, ihre Prozesse zu optimieren und effizient zu wirtschaften.“

Informationen zur ConVista Consulting AG

Die ConVista Consulting AG ist eines der führenden, unabhängigen Beratungshäuser im Bereich IT-gestützter Geschäftsprozesse. Als langjähriger Partner der SAP AG berät ConVista weltweit Marktführer aus der Versicherungs-, Finanz-und Energiewirtschaft sowie in den Branchen Telekommunikation, Automobil und Einzelhandel.

1999 in Köln gegründet ist die ConVista heute mit über 330 Mitarbeitern in 14 Ländern auf vier Kontinenten vertreten.

Der Kern des Erfolges ist die Verbindung von Prozesswissen, Technologieverständnis und Methoden-Know-how.

For many businesses Compliance Management means above all, to live up to the expectations of legislators, accountants and capital markets. It is often overlooked that manual controls can be reduced to a minimum through an optimized tool support for risk controls and that costs can be cut in this way.

In the past years a number of embezzlement- and corruption scandals have shaken the world economy. Headlines such as “Data theft threatens Swiss bank secret“ or “Bank employee embezzles € 220,000” are no rarity anymore. Therefore legislators and capital markets require more transparency and risk control, for example through regulations like SOX, Solvency II and Basel II. More laws, an increasing pressure and rising expectations of shareholders are only a few requirements that companies need to deal with in their internal processes. The Cologne-based consulting company ConVista Consulting also sees an opportunity in this task: When companies adapt their IT-systems due to external guidelines anyhow, it would be beneficial to optimize internal processes at the same time and cut costs on a long-term basis.

Control automation instead of manual lists

„Even today many companies still try to manually work off their process controls with the help of tables. Particularly in traditional, established businesses with a large number of heterogeneous IT-systems, we see it over and over again that this can only happen with an enormous working expenditure, complicated processes and unnecessary high costs,” explains Bianca Folkerts, Associate Partner and responsible person for the area Compliance Management at the business consultancy ConVista Consulting. “But a high-quality information technology support can save time and costs”, says Folkerts additionally.

With the implementation and maintenance of the application SAP Business Objects Process Control, the international consulting company provides a solution that allows employees to automate, document and continuously supervise numerous required control processes, which again are going to be controlled by managerial staff and auditors in the same system.

The advantages: By eliminating costly, manual control activities, guidelines are going to be kept in an economical and a contemporary way. Separate tools for documentation, tests, the removal of weak points and supervision are dropped. At the same time reliable data are going to be generated for auditors, regulatory authority and shareholders.

Combination of technical- and process know-how

With the implementation of a structured IT-application a lot will be achieved. But it is not enough to just adapt standards to the Existing. Especially in the area Compliance Management the knowledge of the respective branch processes and a strong trust-relationship with the client are essential.

After all, one is working with the most sensitive data that a company disposes.

For this reason the consultants of ConVista Consulting are specialized in technical as well as in professional know-how. As SAP-partner for many years‘standing they have the necessary know-how to implement and maintain the right technology for a structured Compliance Management also into heterogeneous system landscapes.

Also the technical side is being supported intensively during a project. This aspect is especially important to Bianca Folkerts: “Due to years of practical experience we have a strong sector- and process know-how which helps us to meet the individual needs of each client in every project. On request we work together with colleagues from the respective application- or/and process consulting who are also experts in their specialist fields. Due to that we were able to support numerous companies in optimizing and efficiently managing their processes.”