SAP Finance Suite

Ein Upgrade auf FS² unter besonderen Umständen

In Zeiten der Corona-Pandemie scheint die Welt still zu stehen. Aber die Stille trügt, in Wirklichkeit überschlagen sich die Ereignisse täglich. Das gilt insbesondere für Unternehmen: Prozesse müssen weiterlaufen, Zahlungen garantiert ausgeführt werden und Umsätze präziser denn je verfolgt werden. Bei vielen Unternehmen standen außerdem kritische Digitalisierungsprojekte an und man stellt sich nun die Frage ob und wenn ja, wie man diese durchführen kann.

Diese Frage stellte sich dieses Frühjahr auch die Firma SoCura GmbH (kurz SoCura) aus Köln, die verantwortlich für das SAP® System einer Hilfsorganisation ist. Im Hause der SoCura wird seit 10 Jahren das Payment Management® der Firma Serrala eingesetzt, doch nun wurde die Ablösung der alten Version mit der neuen S/4HANA fähigen FinanceSuite²® notwendig.

Doch wer konnte helfen? Die Firma SoCura stellte sich die Frage, ob es auf dem Markt auch Experten mit Serrala Know-How gibt, welche ein Upgrade unter den aktuellen Bedingungen durchführen können. Mit der ConVista AG fand man sowohl die fachliche als auch methodische Expertise um diese Herausforderungen zu meistern. Doch was ist bei solch einem Upgrade zu tun?

Es sind die Rahmenbedingungen, wie Lizenzen und Upgrade-Transporte mit dem Softwareprovider zu klären. Die fachliche und technische Beratung wurde durch ConVista durchgeführt. Im Wesentlichen beinhaltete dies folgenden Bestandteile:

  • Prüfung technischer Systemvoraussetzungen
  • Analyse der bereitgestellten Transportaufträge und inhaltliche Bewertung
  • Fachliche Unterstützung der durchzuführenden Upgrade-Tätigkeiten im Coaching-Ansatz
  • Unterstützung bei der Erstellung der Systemdokumentation
  • Durchführung des technischen Upgrades
  • Beratung für Berechtigungsrollen
  • Go-Live Support und Nachbetreuung

Aufgrund der guten Vorkenntnisse auf Kundenseite konnte man einen kostensparenden Coaching Ansatz verfolgen. Doch wie soll man dies mit bestmöglichem Schutz der Projektteams bei bestehenden Kontaktverboten umsetzen? Die Lösung erforderte eine enge und vor allem regelmäßige Abstimmung. In strukturierten, täglichen und vor allem gemeinsamen Online-Meetings wurden Aufgaben definiert, Verantwortlichkeiten geklärt und die nächsten Schritte besprochen. So konnte man auch auf unerwartete Ereignisse stets zeitnah und flexibel reagieren. Der ConVista-Ansatz einer engen Kundenbeziehung im Projektalltag zeigte einmal mehr: Je besser die Abstimmung, desto höher der Kundennutzen.

Release Notes von Serrala wurden während der Online Meetings diskutiert, so dass auch die Neuerungen auf die FS²® inhaltlich bewertet werden konnten. Damit wurde sichergestellt, dass neue Funktionalitäten auch effektiv genutzt werden können.

Vorhandene Berechtigungen und Rollen wurden, mit Hilfe eines Kurzkonzeptes, optimiert. Gerade hier zeigten sich die Veränderungen, die sich innerhalb von 10 Jahren ergeben hatten, deutlich.

Durch die gute Zusammenarbeit zwischen der Firma SoCura und der ConVista Consulting AG waren wir in der Lage das Upgrade, trotz der ungewöhnlichen Umstände, innerhalb des geplanten Zeitrahmens erfolgreich zum Abschluss zu bringen. Es gab keine Verzögerungen im gesamten Projektverlauf und der Go-Live der FS²® lief reibungslos. Auch die Zufriedenheit des Kunden war entsprechend groß.

„Dank der sehr angenehmen Zusammenarbeit mit der ConVista, konnte das Upgrade auf die Finance Suite2 erfolgreich in time, quality und budget erfolgen. Das hohe Maß an Expertise und Professionalität der ConVista-Consultants wurde hierbei zu einem entscheidenden Kriterium für die Erreichung des Vorhabens.“

Wir bedanken uns herzlich bei der Firma SoCura für die gute Zusammenarbeit und insbesondere für das entgegengebrachte Vertrauen, so dass wir beweisen konnten, dass ein remote Go-Live in Krisenzeiten nicht nur planbar, sondern auch machbar ist. Unser Senior Business Consultant Dirk Matusall war mit der Durchführung des Upgrades betraut.

Dirk Matusall

Dirk Matusall

Senior Business Consultant +49 30 419528-514
Dirk.Matusall@convista.com
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