ConVista Finance Treasury Suite

Mit iEBS zum intelligenten Kontoauszug

Wahrscheinlich haben Sie es längst gemerkt: Die Standard-Funktion, mit der Sie Ihre Kontoauszüge in SAP automatisch buchen und ausgleichen, ist begrenzt. Am Ende bleiben immer einige Buchungen übrig, die Sie manuell nachverarbeiten müssen. Wir haben dagegen mal was vorbereitet: die Lösung iEBS (intelligent Electronic Bank Statement) für den intelligenten Kontoauszug.

Warum intelligent? Weil es künstliche Intelligenz ist, die iEBS zum Effizienz-Booster macht. Die Lösung liest die Auszugsdateien vollautomatisiert ein, bucht maschinell und optimiert die Quote des automatischen Ausgleichs mit Machine Learning. In diesem Artikel erfahren Sie, welche einzelnen Funktionen von iEBS Ihnen manuelle Arbeit abnehmen und wie sie dazu beitragen, die Verarbeitung von Kontoauszügen in Ihrem Unternehmen zu verbessern und zu beschleunigen.

Was macht unsere Lösung iEBS so besonders?

#01  Das Einlesen der Kontoauszugsdateien ist komplett automatisiert

Der Prozess der Kontoauszugsverarbeitung beginnt mit dem Einlesen der Dateien. iEBS automatisiert das Einlesen komplett und erweitert den Standard mit neuen Funktionen, die diesen Prozessschritt deutlich optimieren.

iEBS kann unter anderem

  • Auszugsdateien splitten und/oder zusammenführen sowie filtern
  • diese Auszugsdateien an Folgeanwendungen weiterleiten
  • alle SAP-Standardformate massenimportieren – inklusive Multicash
  • den Status des Einlesens per E-Mail versenden.

#02  Fachbereich richtet Buchungs- und Ausgleichsregeln einfach selbst ein

Im Prozessschritt Buchen und Ausgleichen werden Sie merken, wie nutzerfreundlich iEBS ist. Die Buchungsregeln und Ausgleichskriterien, die für die Kontoauszugsbewegungen nötig sind, lassen sich wesentlich komfortabler und einfacher pflegen als bei anderen Lösungen.

Dafür haben wir einen leicht zu bedienenden Anwender-Modus entwickelt: Er ermöglicht den Sachbearbeitern, die Ermittlung der Kontoauszugsbuchungsregel schnell und direkt im Produktivsystem zu konfigurieren.

 

Im Expertenmodus ist es möglich, auch komplexere Ableitungen einfach einzustellen. Aber keine Bange: Programmierkenntnisse brauchen Sie auch dafür nicht.

Für die Ermittlung der Buchungsregeln und Ausgleichskriterien können Sie Folgendes einstellen:

  • die Kriterien, die definieren, wann eine Buchungsregel angewendet werden soll – dabei können Sie nicht nur den Geschäftsvorfallcode, sondern auch den Verwendungszweck mit heranziehen.
  • die Selektionskriterien der auszugleichenden offenen Posten (wie z. B. offene Kreditoren- oder Debitorenrechnungen). Diese gehen weit über die Möglichkeiten der SAP-Standard-Algorithmen hinaus.
  • Die Zusatzkontierungen, wie z. B. Kostenstellen oder Geschäftsstellen.

 

#03  Die Maschine lernt von den Mitarbeitern – und optimiert die Ausgleichsquote

Künstliche Intelligenz hin oder her: Das meiste Know-how in jedem Unternehmen haben immer noch die Mitarbeiter. Und iEBS ist schlau genug um zu erkennen, dass es von ihnen noch viel lernen kann. Unsere „lernende Klärung“, wie wir das Machine Learning in iEBS nennen, adaptiert dieses menschliche Wissen. Das Ergebnis: Unsere Lösung verbessert die Automatisierung kontinuierlich, optimiert damit die Ausgleichsquote – und entlastet die Buchhaltung von manueller Arbeit. So bleibt mehr Zeit für Dinge, die für Ihr Unternehmen zusätzlichen Mehrwert schaffen.

 

#04  Zum Schluss eine runde Sache: die Tools für Monitoring und Analysen

Zu einer guten Nachbereitung gehören qualitativ hochwertige Analysen und Möglichkeiten des Monitorings. iEBS erweitert den Standard-Monitor und ermöglicht Ihnen Einblicke in den automatischen Import der Kontoauszugsdateien. Dabei sehen Sie nicht nur, ob eine Datei eingelesen wurde. Im Fehlerfall erfahren Sie auch, warum eine Datei nicht erfasst werden konnte – zum Beispiel, weil es an der Konfiguration eines Hausbankkontos mangelt.

 

Das erweiterte Analyse-Tool von iEBS versetzt Sie in die Lage, die maschinelle Ausgleichsquote periodisch nach Bankkonten und Geschäftsvorfällen zu analysieren. Darüber hinaus ermöglicht Ihnen ein Recherchetool, direkt in den Kontoauszügen zu suchen – beispielsweise nach dem Inhalt eines Verwendungszwecks.


 

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Flyer:
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#05  Einfaches Einarbeiten: Die Oberfläche sieht eigentlich aus wie immer

Die Lösung iEBS ist für SAP ERP ECC und S/4HANA optimiert – und nutzt das Interface des SAP-Standards. Sie müssen sich also nicht groß umgewöhnen, sondern können die neuen Funktionen schnell in Ihren Arbeitsalltag integrieren.

#06  Unsere Berater unterstützen Sie übrigens gerne dabei

Wir bieten Ihnen ein kompaktes Assessment, in dem wir gemeinsam die Optimierungspotenziale Ihres aktuellen Prozesses identifizieren und evaluieren. Vereinbaren Sie gern ein unverbindliches Erstgespräch.

Stichwort: ConVista Finance Treasury Finance Suite iEBS.

Sprechen Sie uns gerne an:
Samuel Gonzalez, Finance & Analytics, ERP & S/4HANA

Samuel Gonzalez

Managing Partner Samuel.Gonzalez@ConVista.com
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