Das S/4HANA Projekt: Digitalisierung des Finanzsystems von PRIMAGAS

Durch einen hohen Digitalisierungsgrad zu besserer Analyse-, Steuerungs- und schnellerer Entscheidungsfähigkeit: Mit Implementierungsunterstützung von Convista führte der Energiedienstleister PRIMAGAS ein modernes Finanz- und Steuerungssystem auf Basis von SAP S/4HANA ein.

Vor dem Hintergrund des End-of-Live ihres bisherigen Finanzsystems wollte PRIMAGAS die bestehenden Finanzprozesse erneuern und erweitern. Das Ziel: Schaffen einer transparenten Datenbasis sowie effizienteres Arbeiten und ein positiver ROI durch hoch automatisierte kaufmännische Abwicklung mit starker Logistikintegration. Das Projekt ist gleichsam Teil und Voraussetzung der weiteren Digitalisierungsstrategie von PRIMAGAS, der schließlich zur vollständigen Ablösung des ERP Systems führen soll.

Die Herausforderung im S/4HANA Projekt

Als Lieferant von fossilem und biogenem Flüssiggas unterstützt die PRIMAGAS Energie GmbH den Weg hin zu einer klimafreundlichen Energieversorgung. Um in diesem bewegten Marktumfeld schnell die richtigen Entscheidungen treffen zu können, bedarf es strukturiert aufbereiteter Daten und eines entsprechenden Digitalisierungsgrades mit einem hohem Automatisierungsgrad. Mit dem bisherigen Finanzsystem gestaltete sich dies zunehmend schwierig. Änderungen und Ergänzungen im Reporting und Rechnungslegung wurden mehr und mehr zum Problem. Es sollte daher durch eine neue zukunftssichere Lösung auf Basis SAP S/4HANA ersetzt werden, die zugleich mit der bei PRIMAGAS eingesetzten Flüssiggas-Branchensoftware interagiert und aus dieser Daten bezieht, die mittelfristig noch stabil geführt wird. Von dem Transformationsprojekt „SunRise“ versprach sich PRIMAGAS eine höhere Analyse-, Steuerungs-und schnelle Entscheidungsfähigkeit.

Das Projektteam nutzte die SAP-Einführung, um bestehende Prozesse, etwa die Belegverarbeitung, Monatsabschlüsse und das Berichtswesen zu verbessern. Die bisherigen Steuerungselemente im Management Reporting und der Kontenplan wurden in diesem Zuge vollständig neu strukturiert, unter Beachtung der bestehenden Konzernanforderungen.

Der Lösungsansatz der Convista

Kernaufgabe des S/4HANA Projektes war die Ablösung eines Vorgänger-Non-SAP Systems mit anschließender Implementierung von SAP S/4HANA als Private Cloud Edition im Greenfield-Ansatz in der Azure-Cloud. Implementiert wurden die SAP-Module FI, AR, AP, Bankbuchhaltung, AA, CO, MM und Margin Analysis. Eine Integration zu einer Branchensoftware für die Gaswirtschaft und SAGE HR wurde geschaffen.

Convista musste in dem Zusammenhang über 20 Systeme per Schnittstellen an SAP anbinden und nutzte hierzu ein spezielles Schnittstellenverarbeitungs- und Monitoringtool (General Interface Processor). Herausforderung war die hohe Menge an zu verarbeitenden Datenmengen, die in beide Richtungen ausgetauscht werden mussten, um eine hohe Datenqualität in den involvierten Systemen sicherzustellen. Für die Migration kam das Migration Cockpit (LTMC) zum Einsatz; Convista ging dabei nach einem eigenen, erprobten Best-Practice-Vorgehensmodell für die Einführung von SAP FIORI vor. Um einen maximalen Automatisierungsgrad bei der Rechnungsbelegverarbeitung sicherzustellen, wurde zeitgleich die DMS-Lösung der Firma Datasec eingeführt.

Die Realisierungshöhepunkte

Der Go-Live verlief reibungslos und das neue System erreichte nach kurzer Zeit eine hohe Akzeptanz bei den Beschäftigten von PRIMAGAS. Voraussetzung hierfür waren umfangreiche Tests, Qualitätskontrollen und Know-how-Transfer, für die bewußt mehr Zeit investiert worden war.

Ihr vordringlichstes Ziel, einen höheren Detailgrad für Auswertungen zu erreichen und operative mit analytischen Berichten im SAP-Standard zu verbinden, hat die PRIMAGAS Energie GmbH mit dem Transformationsprojekt erreicht. Das neue State-of-the-art-ERP-System hilft dem Unternehmen, Kosten zu senken und effizienter zu arbeiten. Als enormer Projektbeschleuniger (und zugleich Kostenbremse) erwies sich das Convista-eigene Schnittstellentool (GIP) für die Anbindung der zahlreichen Vorsysteme.

Als Implementierungspartner erfüllte Convista zusätzliche kundenspezifische Anforderungen durch Eigenentwicklungen. Durch die konsequente Umsetzung der SAP-FIORI-Strategie arbeiten nun sämtliche Fachabteilungen über eine moderne, benutzerfreundliche Anwenderoberfläche.

Projektteam steht im Office an Tisch und arbeitet an S/4HANA Projekt.

Der Nutzen

Die neue S/4HANA-Systemlandschaft ermöglicht PRIMAGAS eine bessere Analyse-, Steuerungs- und schnelle Entscheidungsfähigkeit. Neueingeführte Prozesse nah am SAP-Standard vereinfachen die Pflege und Verwaltung von Stammdaten, Kennzahlen lassen sich in einem wesentlich höheren Detailgrad auswerten. PRIMAGAS hat durch das Transformationsprojekt seine Digitalisierung in den wichtigen Kernprozessen vorangetrieben und verschlankt, dazu gehört auch ein neuer vollautomatischer Prozess für die Rechnungseingangsverarbeitung.

Dadurch, dass das neue SAP S/4HANA-System in der Azure Cloud vollständig durch Convista betreut und im Rahmen des Application Management gewartet wird, fallen für den Kunden keine eigenen Maintenance-Aufwendungen an. Das System ist jederzeit erweiterbar und kann bei Bedarf auch für zusätzliche Einheiten und Länder des Konzerns genutzt werden, auch weitere Anwendungen für Kunden von PRIMAGAS lassen sich perspektivisch einbetten.

Warum war Convista der richtige Partner für das S/4HANA Projekt?

Als IT-Dienstleister mit langjähriger Expertise und einschlägigen Referenzen im Bereich von S/4HANA-Transformationen und mit großer Branchenexpertise im Energiedienstleistungssektor war Convista für PRIMAGAS der geeignete Partner für dieses Projekt. Convista bot eine professionelle Beratung auf Augenhöhe über die gesamte Projektdauer hinweg, verinnerlichte die wichtigsten Verbesserungspotenziale des Kunden im Vorhinein und stellte sie in den Mittelpunkt der Projektarbeit. So wurde das Transformationsvorhaben als Subunternehmer gemeinsam mit der Managementberatung Horváth erfolgreich zum Abschluss gebracht – harmonisch und in einem hohen gegenseitigen kulturellen Einverständnis zwischen Convista und Auftraggeber.

Ein maßgeblicher Erfolgsfaktor für dieses Projekt war die gute Balance zwischen den internen und externen Beteiligten, was sich dann insbesondere in den hektischen Phasen auszahlte. Wir hatten hier mit Convista einen immer verlässlichen Partner, der sich schnell hohe Akzeptanz bei der Primagas Belegschaft erarbeitet hat, was neben den technischen Kompetenzen eine wesentliche Grundvoraussetzung für den Projekterfolg darstellte.

Christof Rosenberger Geschäftsführer PRIMAGAS

Die PRIMAGAS Energie GmbH mit ihrer Zentrale in Krefeld (Nordrhein-Westfalen) beliefert seit 1950 bundesweit Haushalte, Betriebe und öffentliche Einrichtungen mit Flüssiggas und bietet maßgeschneiderte Energielösungen für verschiedenste Branchen und Anwendungen. Mit mehr als 80.000 Kunden und einem Umsatz von rund 300 Millionen Euro gehört PRIMAGAS zu den größten Flüssiggasversorgern in Deutschland. Das Unternehmen ist ein Joint Venture der SHV Energy N.V. (Niederlande) und der Gründerfamilie Aretz aus Krefeld.

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