Was ist CPQ (Configure Price Quote)?
Wie können Unternehmen variantenreiche Produkte und Services schnell mit passender Konfiguration und Bepreisung zum Kunden bringen? Bei CPQ (Configure Price Quote) handelt es sich um eine Klasse von Vertriebssoftware, die genau dabei helfen soll. Die Unternehmen sollen schneller in die Lage versetzt werden, einheitliche Angebote zu erstellen und alles preislich korrekt zu bewerten. Die Herangehensweise ist dabei digital und regelbasiert. Die Anwender profitieren von einem hohen Automatisierungsgrad, was zur Reduktion der Fehleranfälligkeit der gesamten Prozesskette beitragen soll.
Grundlagen & Definition: Was bedeutet CPQ?
In einer CPQ-Software sind drei wesentliche Kernfunktionen gebündelt: die Konfigurations-, die Pricing- und die Quote-Engine. Alle drei zusammen ermöglichen einen durchgängigen Angebotsprozess. Relevant sind CPQ-Lösungen zum Beispiel für die B2B-Fertigung, für den Maschinen- und Anlagenbau oder den Bereich IT, weil wir es hier mit hoch konfigurierbaren Gütern zu tun haben, bei denen es in besonderem Maße auf eine Reduktion von Fehlern und manuellem Aufwand ankommt.
Für was steht die CPQ Abkürzung?
Die CPQ Abkürzung steht für “Configure Price Quote”. Gemeint sind damit die drei Engines für den Angebotsprozess.
- Die Konfigurations-Engine (Configure) soll sicherstellen, dass nur technisch und kaufmännisch gültige Produkt-/Servicekombinationen angeboten werden. Dafür steht ein Regelwerk bzw. eine Wissensbasis zur Verfügung, um Abhängigkeiten zu prüfen und bei Bedarf Stücklisten und Varianten erstellen zu können. Auch ein Guided Selling bzw. ein anhand von Auswahlfragen gesteuerter Verkauf ist möglich.
- Die Pricing-Engine (Price) dient der korrekten Preisermittlung für jede Konfiguration, für jeden Kunden und in den entsprechenden Regionen und Kanälen. Die Preisermittlung erfolgt dabei in Echtzeit.
- Die Quote-Engine (Quote) schließlich unterstützt bei der schnellen und konsistenten Angebotserstellung. Diese Angebote sollen rechtssicher und CI-konform sein. Die Quote-Engine orchestriert auch Freigaben und Signaturen und kümmert sich um die Übergabe an das CRM bzw. das ERP.
Warum CPQ im Vertrieb wichtig ist
Der Vertrieb hat eine Reihe von wichtigen Anforderungen, denen sich mit CPQ leichter entsprechen lässt. Dazu gehören eine hohe Angebotsgeschwindigkeit, Genauigkeit und Profitabilität. Die konsequente Verwendung von Regeln soll sicherstellen, dass nur gültige Konfigurationen angeboten werden. Die Arbeit mit Pricing-Leitplanken schützt die Margen und Automatisierungen und Vorlagen führen zur gewünschten Beschleunigung der Angebotserstellung. Die Software verkürzt damit vor allem die Time-to-Quote und die Kommerzialisierungs- bzw. Rollout-Phase. Neue Varianten, Preise und Bundles profitieren von einer schnelleren Marktverfügbarkeit. Damit fällt auch die Time-to-Revenue kürzer aus. Die kürzeren Sales-Zyklen ziehen die Markteintrittsphase nach vorne, was sich gerade bei konfigurierbaren Investitionsgütern positiv bemerkbar macht.
Der Vertrieb setzt heute auf CPQ Software, weil damit Listenpreise, Rabatte, Währungen und Steuern sowie Regionen zentral steuerbar sind. Damit lassen sich Schleifen oder der sonst typische Excel-Wildwuchs effektiv vermeiden. Aus Kundensicht besteht mittlerweile vielfach die Erwartung, dass Angebote innerhalb von Stunden verfügbar sein müssen, und zwar fehlerfrei. Es ist kaum möglich, dem ohne ein automatisiertes CPQ-System zu entsprechen. Zudem steigt die Komplexität in der Angebotserstellung zunehmend und der Vertrieb strebt danach, diese beherrschbar zu machen. Da bei einer CPQ Software eine zentrale Kapselung von Produkt- und Angebotswissen stattfindet, fällt es deutlich leichter, gültige Konfigurationen anzubieten. Im Maschinen- und Anlagenbau ist das zum Beispiel ein zentraler Vorteil.
Statt Rabatte nach Bauchgefühl zu erstellen, möchte der Vertrieb eine konsistente Preislogik über Kanäle und Regionen hinweg ebenso sicherstellen wie hohe Margen. CPQ-Systeme können dabei helfen, die gefürchtete Margenerosion zu vermeiden, die sich sonst bei Unternehmen häufig im Laufe der Zeit ergibt.
Wie funktioniert ein CPQ-System?
Ein CPQ System setzt sich aus mehreren Komponenten zusammen, die gemeinsam den Angebotsprozess unterstützen. Neben der Konfiguration (Regelwerk für die Prüfung der Auswahlabhängigkeiten), der Preisfindung und der Quotierung (automatisierte Erstellung von Angeboten) gehören dazu auch die Integration bzw. Kopplung an das CRM oder das ERP sowie weitere CPQ-spezifische Services. Auch eine Assistenz (Guided Selling) und Visualisierung der Angebote gehören dazu.
Ablauf eines CPQ-Prozesses
Ein CPQ-Prozess läuft in der Praxis typischerweise wie folgt ab:
In einem ersten Schritt erfolgt die Ermittlung des Bedarfs zum Beispiel durch den Kunden selbst, wenn es sich um ein Self-Service-Modell handelt. Der Kunde füllt dann einen Fragebogen aus (Guided Selling). Die Bedarfserhebung kann auch durch einen Partner, Reseller oder Systemintegrator erfolgen. Ein Sales Development Representative qualifiziert eingehende Leads vor und der Account Executive sowie ein Solution Consultant oder Solution Architect übernehmen die tiefergehende Prüfung. Häufig sind mehrere Rollen parallel beteiligt.
Im zweiten Schritt steht die Konfiguration an, wobei ein Regelwerk gültige Kombinationen erzwingt. Es soll sich aus den Anforderungen also immer ein gültiges Produkt ohne Technik- oder Logikfehler ergeben. Die Validierung erfolgt in Echtzeit. Optional kommt eine Visualisierung in 2D, 3D oder AR hinzu, um das Angebot verständlicher zu machen und Fehlkonfigurationen zu vermeiden.
Hierbei erfolgt die korrekte und margenstabile Ermittlung der Preise für jede Konfiguration, für jeden Kunden usw. Ein wichtiges Konzept ist der Preis-Waterfall bzw. das Durchlaufen mehrerer Preisfindungsstufen. Auf die Bestimmung des Listenpreises pro Position folgen Konfigurationsaufschläge und Rabatte für Bundles und Mengen. Danach werden Sonderkonditionen ermittelt, die an bestimmte Kunden und Regionen geknüpft sind. Auch Zuschläge zum Beispiel für einen Express-Service oder Steuern und Abgaben sind zu berücksichtigen. Letztlich gelangt man auf diese Weise von einem Listenpreis über mehrere Schritte zu einem Pocket Price (tatsächlich vereinnahmter Preis) und dann zur Pocket Margin, die den Deckungsbeitrag nach variablen Kosten beinhaltet.
In diesem Schritt entsteht aus der geprüften Konfiguration und dem kalkulierten Preis ein komplettes und verhandlungsfähiges Angebot. Im Draft stehen zum Beispiel die Kopf- bzw. Stammdaten wie Kunde, Ansprechpartner:in, Angebotsnummer und Gültigkeit. Auch die Positionsstruktur und die Preisübersicht sind hier zu finden.
Jetzt soll das Angebot regelkonform, margenstabil und rechtssicher gemacht werden. Die CPQ Software erzwingt vor dem Versand des Angebots die vorher festgelegten Prüfungen. Sollten Ausnahmen auftreten, leitet das System diese automatisch an die richtigen Stellen weiter.
Jetzt wird das geprüfte Angebot fixiert: Die Dokumenterzeugung erfolgt in einem CI-konformen Format und es werden letzte Compliance-Checks durchgeführt. Die vertretungsberechtigten Personen signieren die Dokumente.
Im letzten Schritt erfolgt die Übergabe des fertigen Auftrags. Dieser Schritt wird auch Quote-to-Cash genannt. Nach der Annahme erfolgt eine automatische Auftragserzeugung im ERP und ein Rückschreiben von Status und Preis im CRM.
Was bedeutet CPQ für die Digitalisierung im Vertrieb?
Eine CPQ Software dient heute als zentrales Bindeglied im digitalen Vertrieb. CPQ-Lösungen sind hier wichtig, um die im CRM und ERP verfügbaren Daten wertschöpfend in Umsatz übersetzen zu können. Wer die CPQ Bedeutung in diesem Bereich verstehen möchte, blickt zum Beispiel auf das Omnichannel-Enablement. Für Unternehmen ist es heute zunehmend wichtig, ihre neuen Produkte und Varianten so schnell wie möglich auf allen Kanälen verfügbar machen zu können. Lösungen wie ein SAP CPQ sind hier mit ihren einheitlichen Regeln und Preisen für Außendienst, Inside Sales und Händlerportale sowie den Self-Service-Konfigurator mit modernen Digital-Sales-Strategien in hohem Maße kompatibel.
Die CPQ Bedeutung erstreckt sich auch auf Fragen wie die Datenkonsistenz. Da sich die Systeme mit dem CRM und dem ERP integrieren, bleiben Stammdaten, Stücklisten, Preise und Steuern konsistent.
Digital Sales mit CPQ
Effiziente Angebotsprozesse als Wettbewerbsvorteil
Mit CPQ-Lösungen wie SAP Cloud CPQ digitalisieren Unternehmen ihre Vertriebsprozesse und schaffen einen echten Wettbewerbsvorteil. Wie das gelingt – und welche Rolle Automatisierung, Integration und Time-to-Quote dabei spielen – zeigen wir in unserem Impulsartikel.
Welche Anbieter von CPQ-Software gibt es? Top-Anbieter im Vergleich
Das sind einige der gängigen Lösungen im Bereich CPQ:
Camos (camos CPQ) | Spezialisiert auf DACH und variantenreiche Investitionsgüter im Bereich Maschinen- und Anlagenbau. |
|---|---|
Oracle CPQ | Cloudbasierte CPQ-Lösung mit Fokus auf komplexe Enterprise-Governance. Tiefe Einbindung mit Oracle Sales/Fusion Cloud. |
Salesforce (Revenue Cloud/CPQ) | CPQ-/Quote-to-Cash-Plattform mit Ausführung auf dem Salesforce-Kern und enger Integration in das CRM. Automatisierung von Rechnungen und Zahlungen per Revenue Cloud Billing. |
SAP CPQ | Cloudbasierte Lösung für komplexe Produkt- und Service-Konfigurationen mit tiefer Integration in die SAP-Systemlandschaft. Lohnenswert, wenn Stammdaten und Preislogik vor allem in SAP liegen. |
Tacton CPQ | CPQ-Lösung für die Fertigungsindustrie mit visuellem Konfigurator und CAD-Automation (erzeugt automatisch geprüfte 2D/3D-Zeichnungen aus der Konfiguration). |
Best Practices für die Einführung
Es existieren einige erprobte Vorgehensweisen für die Einführung von CPQ im Unternehmen:
Frühzeitige Planung
Die Planungen für die Integration sollten so früh wie möglich beginnen. Dabei ist festzulegen, welche Systeme für welche Domänen führend sind. Das kann zum Beispiel das ERP für Produkte und Konfigurationen sein, das CRM für Kunden und das CPQ für die Quotierung.
Daten-Readiness herstellen
Für eine gelingende Integration ist eine saubere Produktstruktur erforderlich. Eventuell sind hier Investitionen in die Datenpflege vorzunehmen.
Spezialthemen berücksichtigen
Je nach Branche bestehen teilweise deutlich abweichende Anforderungen. So sind Visualisierungen und die CAD-Automation für den Fertigungsbereich entscheidend. Bei Subskriptionsmodellen hingegen ist der Fokus auf Billing und Proration gerichtet.
Unterstützung bei der Migration suchen
Gerade bei der Erstimplementierung oder dem Wechsel des CRM/ERP ist eine externe Beratung häufig vorteilhaft. Das gilt auch bei internen Kapazitätslücken oder einem ambitionierten Zeitplan für die Umsetzung.
Fazit:: Wann lohnt sich der Einsatz von CPQ?
Was bedeutet CPQ für moderne Unternehmen und wer benötigt diese Software wirklich? Gerade bei einem kanalübergreifenden Angebot, internationalen Preisen und Steuern sowie komplexen und variantenreichen Produkten ist CPQ eine lohnenswerte Investition. Wer viele Freigaben managen muss, mehrere Vertriebskanäle bedient und auch einen Self-Service anbieten möchte, gehört zur Zielgruppe.
FAQ: Häufig gestellte Fragen zu CPQ
CPQ steht für Configure, Price, Quote, was übersetzt Konfigurieren, Preisfindung und Angebotserstellung bedeutet. Gemeint sind damit sowohl der Vertriebsprozess als auch die Softwareklasse.
CPQ-Systeme können komplexe Produkte digital regelbasiert konfigurieren, bepreisen und entsprechende Angebote erzeugen. Genehmigungen sind im Prozess automatisiert und die Angebotserstellung erfolgt mitsamt Alternativen, Services und Anhängen. Das System ist dabei mit CRM, ERP und E-Signatur integriert.
Mithilfe der CPQ-Software gelingt die Digitalisierung des Angebotsprozesses. In der Software sind die Konfigurations-, Pricing- und Quote-Engine gebündelt. Die Preiskalkulation erfolgt regelbasiert und die Software erzwingt gültige Kombinationen. Zudem verbindet sich die Software mit Billing, CRM, ERP und E-Signatur.
Im CRM verwalten Unternehmen ihre Kunden, Kontakte und Verkaufschancen. Hier dreht sich alles um die Organisation von Beziehungen. Das CPQ hingegen setzt bei den Verkaufschancen an und konfiguriert gültige Lösungen mit passenden Preisen und entsprechenden Freigaben. Das System erzeugt das fertige Angebot und übergibt dieses an das ERP.
Beim CPQ-Score handelt es sich um eine Kennzahl für die Bewertung der Angebotsreife und Deal-Qualität. Darin sind zum Beispiel die Vollständigkeit der Anforderungen berücksichtigt, die Margen-Compliance und der Genehmigungsstatus sowie bestehende Risiken.
Bei der CPQ-Methodik handelt es sich um Vorgehensweisen, die sich bei der Gestaltung eines CPQ-Prozesses bewährt haben. Dazu gehören Templates, Daten-Readiness, Training und MVP-Waves (Minimum Viable Product als Einführungsstrategie) sowie Integrationsmuster und Analytics. Auch Rollen, Verantwortlichkeiten und das Release-Management sind hier von Bedeutung.
Der CPQ-Ansatz führt im Idealfall zu einem integrierten Quote-to-Cash-Flow. Dabei verbindet er eine regelbasierte Konfiguration mit preislichen Leitplanken und einem automatisch ablaufenden Angebotsprozess. Der Fokus ist auf Aspekte wie Geschwindigkeit, Genauigkeit und Skalierbarkeit sowie Bewahrung der Margen gerichtet.
In Salesforce sind mit CPQ die relevanten Revenue-Cloud-Funktionen gemeint. Diese umfassen die Konfiguration, die Preislogik und die Erstellung des Angebots bis hin zur Abrechnung. Diese Funktionen sind nativ in Salesforce enthalten. Revenue Cloud schließt den Quote-to-Cash-Kreis mit Orders, Contracts und Revenue Cloud Billing, sodass sich für Teams ein durchgängiger Prozess ergibt.