Document Center: Mit der Output-Management-Software konfigurieren Sie Druckerzeugnisse – ohne IT-Expertenwissen

Herausforderungen im Output-Management: Dschungel an Funktionen bremst Output-Management aus

Output-Management ist die softwaregestützte, automatisierte Erstellung, Verarbeitung und der physische wie auch elektronische Versand von Dokumenten.

In der Versicherungswirtschaft sind Output-Management-Systeme meist über Jahre gewachsen und entsprechend aufwendig zu bedienen. Um Änderungen an Textvorlagen oder Dokumenten-Design vornehmen zu können, brauchen Nutzer:innen weitreichende Expertise oder müssen die IT-Abteilung hinzuschalten. Das bindet Ressourcen und verlangsamt Dokumentenprozesse.

Gelingt es, diese – dank einer schlanken Output-Management-Software mit maßgeschneiderten KI-Modul – zu optimieren, kann nicht nur deutlich schneller auf Anforderungen reagiert werden. Eine flexible und schlanke Steuerung bringt langfristig auch ein hohes Einsparpotenzial.

Output Management Systeme durch den Einsatz von KI verschlanken und Prozesse effizienter gestalten

Mit dem Document Center

… verwalten Sie Textbausteine im Microsoft Word-Format zentral und erstellen Dokumentvorlagen. Die Fachbereiche können die notwendigen Daten selbst definieren. Eine Programmierung der Briefvorlage ist nicht notwendig. Lange Releasezyklen bei Anpassungen gehören hierdurch der Vergangenheit an.

… lassen sich Dokumente wie Serienbriefe, Rechnungen oder Verträge automatisiert im gewünschten Ausgabeformat erstellen (PDF, docx, png, jpg, tiff). Hierzu fügt das Document Center die im System hinterlegten Textbausteine und intelligenten Vorlagen zusammen und befüllt sie über REST-Schnittstellen mit Daten.

… können Druckerzeugnisse zudem hell, also durch die Eingabe des Sachbearbeiters bzw. der Sachbearbeiterin, angefertigt werden.

Vorteile: Smarte Software, schlankes Output-Management

Intuitiv zu bedienen

Bei der Erstellung und Erzeugung von Druckstücken können Sie bequem auf alle Möglichkeiten zurückgreifen, die Sie bereits aus dem Word-Umfeld kennen.

Out-of-the-Box nutzbar

Die Anwendung stellen wir Ihnen als Dockercontainer zur Verfügung. Durch Verwendung von Microsoft Word zur Generierung einzelner Textmodule ist die Einarbeitungszeit deutlich geringer als bei komplexen proprietären Werkzeugen.

Entlasten Sie Fach- und IT-Abteilungen

Eine Programmierung der Briefvorlage ist nicht notwendig. Änderungen kann der Fachbereich selbst vornehmen. Die Einbindung in die Batchprozesse ist in wenigen Schritten durchgeführt.

Rechts- und revisionssicher

Neue Briefe werden immer auf dem aktuellen Stand der digital abgelegten Textbausteine erstellt. Bindende Textpassagen sorgen für Sicherheit. Sie steuern, wer den Baustein verwenden und bearbeiten darf.

Dokumentenbestand verschlanken

Auf Knopfdruck können Sie von einem auf Versicherungssprache vortrainierten KI-Sprachmodell den Dokumentenbestand sichten und Konsolidierungsmöglichkeiten anzeigen lassen. Damit Dubletten und inhaltlich ähnliche Textbausteine gar nicht erst entstehen, prüft das KI-Modul bei Neuanlage, ob es bereits passende Bausteine gibt. So halten Sie den Dokumentenbestand schlank und reduzieren den Wartungsaufwand.

Flexible Anbindung

Das modulare Konzept und vielfältige Konfigurationsmöglichkeiten erlauben eine auf Kundenbedürfnisse zugeschnittene Anwendung, die sich reibungslos in die bestehende Systemlandschaft einfügt.

Output-Management-System in der Praxis: So einfach funktioniert das Document Center

Vorschaubild zum Demofilm über das Output Management System Document Center

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KUNDEN:Eine Auswahl unserer Kunden in der Versicherungsbranche

Was unsere Kunden sagen

Mit dem Document Center können wir Dokumente intuitiv ohne technisches Know-how – im Sinne einer Programmierung – erstellen. Über Kontrollstrukturen wie Bedingungen, Gruppierungen oder Wiederholungen werden sie in einer Art Baumstruktur aufgebaut. So haben wir einen guten Überblick über die Dokumentenstruktur und die Dokumentenlogik.

Pieter-Tobias Woytas Fachreferent, Prozess- und Outputmanager Credit Life AG

Für mich als Sachbearbeiter ist wichtig, dass ich Briefe möglichst einfach individualisieren kann. Dazu laufen Bestandsführungssystem und Document Center Hand in Hand. Ich klicke mich durch eine Listen- oder Baumansicht, wähle direkt die richtige Briefvorlage aus, nehme Ergänzungen vor und dann geht der Brief automatisch über die Druckstraße an den Kunden. Es kann durchaus vorkommen, dass man nach einer Stunde auf die Idee kommt: Ich möchte doch noch Inhalte im Brief ergänzen, dann kann ich den Brief bequem im System deaktivieren oder umschreiben. Das ist für den Sachbearbeiter natürlich sehr komfortabel.

Simone Atasoy Sachbearbeitung HDI Bancassurance

Podcast-Episode:: An der Schnittstelle von Output Management und Bestandssystem – ein Interview

Simone Atasoy arbeitet im Kundenservice bei HDI und damit tagtäglich an der Schnittstelle zwischen Output Management und Bestandssystem. Sie beleuchtet im Podcast, worauf es aus Sicht der Fachabteilung an dieser Schnittstelle ankommt, damit sie den Arbeitsalltag und die Brieferstellung erleichtert.

Mehr Informationen zum Document Center

Übersicht: Downloads zum Document Center

Im OnePager finden Sie alle Informationen zum Document Center zusammengefasst.

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Darstellung des OnePagers zum Thema Output Management / Document Center als Mockup

Fachartikel: Frühjahrsputz im Output-Management-System

Wie Versicherer mit Hilfe von KI den Dokumentenbestand effizienter verwalten und konsolidieren können

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