Einsatzplanung und mobile Auftragsdurchführung im Asset Management
Vom initialen Entwurf bis zur akuten Steuerung von Prozessen: So optimieren mobile Lösungen die Planung und Durchführung von Instandhaltungs- und Servicemaßnahmen
Ressourcen smart und effizient in Echtzeit koordinieren
Sinnbildlich gesprochen dreht sich die Welt jeden Tag etwas schneller – und wer nicht Schritt hält, verliert früher oder später den Anschluss. Industrie und Wirtschaft spüren diese Entwicklung besonders deutlich, wobei Unternehmen bestenfalls nicht nur Getriebene, sondern vielmehr Treiber des Fortschritts sind. Wirksame Weiterentwicklung und Wettbewerbsfähigkeit ergeben sich dabei aus dem Zusammenspiel verschiedenartiger Faktoren. Einer dieser Faktoren liegt in der smarten Echtzeit-Einsatzplanung von Personal und Ressourcen.
Man muss nicht Logistikdisponent:in oder Außendienstmitarbeitende:r sein, um den großen Unterschied zwischen klassischer und moderner Einsatzplanung zu erkennen. Es genügen schon einfache Beispiele aus dem alltäglichen Leben, wie etwa die Autofahrt an ein bestimmtes Ziel. In der Vergangenheit war der Straßenatlas mit an Bord, abgelöst von individuellen Routen auf Papier ausgedruckt und den ersten externen Navigationsgeräten.
Was fehlte, war der Echtzeit-Bezug, die Live-Meldung von Ereignissen wie Staus und Straßensperrungen oder das unmittelbare Feedback auf eine Abweichung von der ursprünglichen Route. Heute ist das ganz anders, das weiß man aus eigener Erfahrung – und dieses reduzierte Beispiel verdeutlicht die Vorteile der Einsatzplanung für Unternehmen.
Neue Effizienz in der Einsatzplanung mobiler Service-Techniker:innen
Ein wesentliches Merkmal der zeitgemäßen und leistungsfähigen Einsatzplanung liegt im Echtzeit-Aspekt. Das effiziente Planen und Steuern von Ressourcen ist naturgemäß mit vielen Herausforderungen verbunden. Durch moderne Lösungen können diese Herausforderungen schon im Vorfeld minimiert oder direkt im Einsatz flexibel gemeistert werden.
Statt stationärer Software oder Skizzierung auf Papierplänen stehen in der mobilen Ressourcenplanung vielmehr Cloudlösungen sowie smarte, digitale Prozesse im Zentrum. Ob äußere Umstände wie die Verkehrslage, Terminverschiebungen einzelner Einsatzkräfte oder grundlegende Änderungen aus der Disposition: Sämtliche beteiligte Personen sind sofort up-to-date und können entsprechend schnell reagieren.
Es lässt sich festhalten: Die von Grund auf verbesserte Reaktionsfähigkeit und Flexibilität stellt einen zentralen Aspekt der Einsatzplanung mobiler Instandhaltungs- und Service-Techniker:innen dar.
Transparenz an der Basis durch optimierte Einsatzplanung und -steuerung
Worauf baut zeitgemäße Einsatzplanung auf? Eine einheitliche Lösung sollte für Disponentinnen und Disponenten ebenso wie für alle beteiligten Einsatzkräfte als Knotenpunkt zugänglich sein. Schon in der initialen Disposition können moderne Technologien, wie KI oder Machine Learning und Anwendungen wie Asset Performance Management oder Analytics zur Effizienzsteigerung beitragen. Aus Erfolgsmodellen wie auch aus Fehlern der Vergangenheit lassen sich wertvolle Lehren ziehen, die als Input unmittelbar in die Optimierung der gegenwärtigen und zukünftigen Wartung und Instandhaltung einfließen.
Die smarte Planung von Einsätzen und Ressourcen erfolgt nicht zuletzt auf Basis eines umfassenden Datenpools. Die Datensammlung aus unterschiedlichsten Quellen ermöglicht es, die Verfügbarkeit von Personal und Material präzise zu ermitteln und verschiedene Szenarien zu berücksichtigen. Auch kurzfristige Planänderungen oder unvorhergesehene Ereignisse können direkt zu Beginn in die Planung einbezogen werden.
Was für Einsatzleiter:innen auf analoger Basis einen enormen Zeitaufwand bedeutet, erfolgt mittels entsprechender Technologien und Tools binnen weniger Minuten. Damit wird nicht nur der Planungsprozess deutlich effizienter und flexibler, sondern auch das Ergebnis akkurater und transparenter. Individuelle Anpassungen durch den Menschen bleiben weiterhin das Zünglein an der Waage, um letztlich eine intuitive, vertraute und praxisorientierte Planung zu erreichen.
Interaktiv statt One Way: Einsatzplanung ohne Umwege
Die Planung, Steuerung und Optimierung des Ressourcenmanagements läuft nicht allein in eine Richtung – von der Disposition hin zu den Einsatzkräften. Vielmehr lebt die Einsatzplanung mobiler Techniker:innen in Echtzeit vom ständigen Austausch aktueller Informationen – aus und in unterschiedliche Richtungen. Generelles Feedback zur Planung wie auch spezifische Daten können unmittelbar die Reaktionsfähigkeit erhöhen und ein rasches Umdisponieren ermöglichen.
Betroffene Einsatzkräfte können direkt über unvorhersehbare Verkehrsereignisse informiert werden und frühzeitig Alternativen einplanen. Es fehlt fehlt vor Ort Material? Ein Teammitglied, das in Kürze den nächsten Einsatz antritt, wird informiert und kann das vorrätige Material liefern, da der Einsatzort entlang der Route liegt. Hier wird auch der Aspekt einer ganzheitlichen Einbindung der Einsatzplanung und interdisziplinären Vernetzung deutlich.
Kommunikation muss nicht allein zwischen Einsatzkräften und Disposition stattfinden, sondern kann auch ohne Umwege abteilungsübergreifend erfolgen. Ein etwaiger Materialmangel wie beschrieben wird beispielsweise direkt der Lagerlogistik kommuniziert und die benötigten Teile bereits vorkommissioniert. So entstehen dem Teammitglied, das das Material nachliefert, keine unnötigen Wartezeiten oder Aufwände.
SAP FSM: Die virtuelle Schaltzentrale für die Planung von mobilen Einsatzkräften und Auftragsdurchführung in Echtzeit
Entscheidend für eine koordinierte, reaktionsfähige und transparente Einsatzplanung ist eine gemeinsame Infrastruktur aller Beteiligten. Sowohl Einsatzplaner:innen als auch sämtliche Einsatzkräfte im Dienst müssen zu jeder Zeit und von jedem Ort aus auf diese gemeinsame Basis zugreifen können.
Spezifische Endgeräte, Smartphone-Apps oder Webanwendungen bilden die Zugangspunkte und damit einen ganzheitlichen Einsatzplanungskosmos für das dynamische, große Ganze. Auf Software-Ebene fungiert SAP FSM (Field Service Management) als zentrales Fundament für einen einheitlichen Informationsfluss und effiziente End-to-End-Prozesse. SAP FSM ist cloudbasiert und integriert Mobile Apps auf den Plattformen Windows, iOS und Android, die auch offline arbeiten können.
Sowohl im Kontext des End-to-End-Serviceprozesses als auch hinsichtlich der Echtzeit-Performance ist eine Cloudlösung wie das Field Service Management unverzichtbare Grundlage. Durch die Kommunikation auf kurzem Wege und die Echtzeit-Integration in ERP wie z. B. SAP S/4HANA eröffnen sich schließlich die wesentlichen Vorteile und das gesamte Potenzial der mobilen Einsatz- und Ressourcenplanung. Dank zentraler Cloud und einheitlicher ERP-Ebene mit Echtzeit-Datenintegration können Verzögerungen, Ineffizienzen sowie Leerlauf- und Wartezeiten eliminiert werden.
Performante Planung steigert Servicequalität und Kundenzufriedenheit
Die vielseitigen unternehmens- und teaminternen Vorteile der Service- und Instandhaltungsplanung führen zu einer ganzheitlich effektiven Leistungssteigerung. Gesteigerte Servicequalität muss sich beim Kunden jedoch nicht allein durch hohe Zuverlässigkeit, Pünktlichkeit oder reduzierte Ausfallzeiten bemerkbar machen. So geht die smarte Planung von mobilen Technikerinnen und Technikern auch Hand in Hand mit weiteren richtungsweisenden Service-Facetten wie bspw. Predictive Maintenance.
Vorausschauende Instandhaltung und ein reaktionsfähiger Service können Geräte mittels IoT, Machine Learning und AI bereits vor dem akuten Bedarfsfall warten. So beugt der moderne Service Ausfällen sowie unnötigen Leerlauf- und Wartezeiten wirksam vor. Die Einsatzplanung für die mobile Auftragsdurchführung steigert in diesem Kontext zusätzlich die Servicequalität und sichert eine durchgängige Datenintegration.
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Wei Chien Sun