Was ist SAP Enable Now und wie unterstützt es Ihr Unternehmen?

Die Produktivität Ihres Unternehmens hängt von der geschickten Handhabung komplexer Software durch Ihre Mitarbeiter:innen ab. Hier kommt SAP Enable Now ins Spiel: Eine E-Learning-Plattform, die rasch Schulungsinhalte erstellt und bereitstellt. Entdecken Sie den Aufbau und wichtige Einführungshinweise.

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Fachartikel, Industrie, SAP, Training & Change

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Projektteam arbeitet gemeinsam im Office an Change Management Aufgabe und mit SAP Enable Now

SAP Enable Now: Effiziente Schulungsplattform für Software-Produktivität

Für die Produktivität Ihres Unternehmens ist es entscheidend, wie souverän die Mitarbeiter:innen mit komplexer Software umgehen können. Gleichzeitig sollten entsprechende Schulungsangebote schnell erstellt und leicht verfügbar sein. SAP Enable Now leistet genau das. Mit der praktischen E-Learning- und Content-Authoring-Plattform können Sie schnell und einfach (IT-) Schulungsinhalte erstellen und diese Ihren Mitarbeiter:innen unkompliziert zur Verfügung stellen. Erfahren Sie, wie das Programm aufgebaut ist und was es bei der Einführung zu beachten gilt.

Definition: Was ist SAP Enable Now?

SAP Enable Now ist eine Plattform für E-Learning, Wissensvermittlung und Dokumentation. Sie erlaubt es, schnell neue Lerninhalte zu erstellen, die dann von Ihren Mitarbeiter:innen betrachtet werden können. Enable Now ist Bestandteil der SAP Suite und kann somit in Verbindung mit anderen SAP-Produkten aber auch Nicht-SAP-Produkten genutzt werden. Das Programm ging aus der Vorgängerlösung Workforce Performance Builder hervor. Die Bereitstellung von Enable Now kann sowohl on-premise als auch via Cloud erfolgen.

Eine Besonderheit von SAP Enable Now ist die intelligente Unterstützung der User. Das Programm erkennt im Bedarfsmoment, welche Hilfethemen für den Anwender:innen relevant sein könnten und macht entsprechende kontextsensitive Vorschläge. So wird ein flexibles Lernen im Arbeitsfluss ermöglicht statt des klassischen „Lernens auf Vorrat“.

Individuelle Lerninhalte für Ihr Unternehmen

Mit Enable Now können Sie individuelle Lerninhalte für Ihr Unternehmen erstellen.
Zu den möglichen Formaten zählen:

  • E-Learning-Kurse: Sie erklären interaktiv grundlegendes Wissen zu einem Thema, einem System oder einem Prozess.
  • Interaktive Demos: In Systemsimulationen können User Prozessschritte im System kennenlernen und in einer abgesicherten Umgebung ausprobieren.
  • Tests und Quizze: Um das Gelernte nach jeder Einheit zu vertiefen, können kurze Quizze zur Selbstkontrolle erfolgen. Auch Abschlusstests können eine Möglichkeit zur Lernkontrolle sein, bevor die User im Produktivsystem arbeiten.
  • Kontextsensitive Popups: Bei bestimmten Aktionen werden Ihren Usern automatisch Hilfestellungen angeboten. Diese bieten intelligente Unterstützung zum Zeitpunkt des Bedarfs.
  • Handbücher: Sie fungieren als Nachschlagewerke bei spezifischen Problemen und unterstützen die Barrierefreiheit der Systeme. Dabei werden sie automatisiert und auf Knopfdruck durch das System erstellt.
  • Prozessdokumentationen: Auch Dokumentationen für IT-Prozesse sind schnell und einfach erstellbar. So lassen sich diese bspw. bereits in Testphasen integrieren.

Auf diese Weise deckt Enable Now drei wichtige Formen des Lernens ab:

  • Formales Lernen, besonders durch die Teilnahme an Kursen
  • Informelles Lernen, zum Beispiel durch usergenerierte Inhalte
  • Arbeitsunterstützung direkt im Produktivbetrieb
SAP Enable Now Lernformate
SAP Enable Now Lernformate
SAP Enable Now Lernformate
SAP Enable Now Lernformate

Aufbau der Software: SAP Enable Now besteht aus vier zentralen Komponenten

1. Manager: Der Manager ist das Kernstück von Enable Now und die grundlegende Plattform für Kollaboration, Lern- und Leistungskontrollen. An diesem zentralen Ort können Sie Ihre Lernprojekte managen, Lernportale veröffentlichen und wenn nötig Revisionen durchführen. Die Plattform macht es mehreren Personen einfach am selben Projekt zu arbeiten. Die automatische Inhaltsversionierung stellt sicher, dass wichtige Änderungen nicht verloren gehen. Zudem steuern Sie über den Manager die Nutzerzugriffe und alle sicherheitsrelevanten Einstellungen.

2. Producer: Der Producer ist das Werkzeug zur eigentlichen Inhaltserstellung. Mit ihm lassen sich eLearnings, Systemsimulationen, Tests, Quizze und Kontexthilfen kreieren. Die Bedienung erfolgt über eine intuitive  WYSIWYG-Oberfläche. Es werden zudem viele verschiedene Medienformate wie MS Word, MS PowerPoint, Bild- und Videoformate sowie PDF unterstützt. Und mit der integrierten Übersetzungsfunktion übertragen Sie Ihren Content schnell in mehr als 40 Sprachen.

3. Instant Producer: Der Instant Producer ermöglicht eine intuitive Prozessaufzeichnung. Er funktioniert gewissermaßen wie eine Kamera: Alle Eingaben und Klicks des Users werden aufgenommen und können danach wiedergegeben werden. Das erlaubt es Ihren Anwender:innen, schnell Wissen festzuhalten und weiterzuverbreiten. Die Ausgabeformate sind bereits professionell formatiert, sodass sie sofort genutzt werden können.

4. Performance Support: Der Performance Support existiert in zwei unterschiedlichen Ausführungen. Als Web Assistant hilft er Ihren Usern direkt in der SAP Web-Anwendung weiter. Und als lokaler Desktop Assistant steht er für Desktop-Anwendungen, wie SAP GUI, und auch für Nicht-SAP-Lösungen zur Verfügung.

In beiden Fällen unterstützt der Assistant die User im Live-System. So macht er selbstständig Vorschläge für Hilfethemen, abhängig davon, was der User gerade tut. Abhängig von der Zielanwendung werden so zusätzlich nützliche Informationen an die User weitergegeben ohne dass diese einen Systembruch erfahren. Ebenfalls angebotene Geführte Touren nehmen die User sogar an die Hand und leiten sie durch verschiedene Prozesse in Ihren Produktivsystemen hindurch.

Außerdem hilft der Assistant beim Ausfüllen von Formularen und Tabellen. Unter anderem informiert er, welche Felder obligatorisch sind und liefert Beispieleinträge, um zu zeigen, welche Information in ein Feld gehört. Dies verringert gerade bei seltenen oder komplexeren Prozessen die Fehlerquoten.

Intelligente Nutzerassistenz: Die Spezialität von Enable Now

Enable Now ist ein äußerst leistungsfähiges E-Learning- und Content-Authoring-Tool. Aber was das Programm wirklich abhebt, ist seine intelligente Nutzerassistenz. Enable Now geht proaktiv auf die User zu und stellt ihnen Lerninhalte im Bedarfsmoment zur Verfügung. Dies geschieht auf mehreren Ebenen.

Die Kontexthilfe

Mit Enable Now können Sie Oberflächenelemente in Programmen mit beschreibenden Erklärungen versehen. So wissen Ihre User sofort, welcher Button welche Funktion erfüllt und sie finden sich schnell zurecht. Das ähnelt der klassischen F1-Hilfe in SAP, ist aber noch komfortabler gestaltet.

„Was ist neu?“-Meldungen

Der/Die Anwender:in wird außerdem proaktiv auf neue, verbesserte Oberflächenelemente hingewiesen. Der Effekt: Der User wächst mit der Software, Change-Management vollzieht sich organisch während der täglichen Arbeit.

Guided Tours

Manchmal stellt der User trotz Kontexthilfe fest, dass er sich mit einem Thema nicht genügend auskennt. In diesem Fall kann er direkt aus dem Programm eine Geführte Tour aufrufen. Diese setzt an dem Punkt an, an dem er sich gerade befindet und führt den User dann Schritt für Schritt durch den gewünschten Prozess.

Embedded Learning

E-Learning-Einheiten werden von Enable Now direkt mit der jeweiligen Anwendung verzahnt. Bei Bedarf bekommen die Anwender:innen hier die Grundlagen eines Themas erklärt, beispielsweise wie das Fiori User Interface von S/4HANA funktioniert. Das Lernen geschieht also im Arbeitsfluss und ohne Verlassen der eigentlichen Anwendung.

SAP Enable Now bietet Ihrem Unternehmen sechs wesentliche Vorteile

1. Das individuelle Lernverhalten wird berücksichtigt

Enable Now nimmt die Bedürfnisse unterschiedlicher Lerntypen ernst. Während manche User Wissen am liebsten per Video-Tutorial erwerben, nehmen andere Anwender lieber an Online-Live-Kursen teil. Und eine dritte Gruppe zieht vielleicht Learning-by-Doing in Form von interaktiven Simulationen vor. Alle diese Lernpräferenzen deckt Enable Now ab und gibt den Usern die Zeit, welche sie benötigen.

2. Die Produktivität steigt

Aufgrund der kontextuellen Hilfeangebote muss sich der User nicht länger externe Unterstützung suchen. Stattdessen geht das Programm von selbst auf ihn zu und macht intelligente Vorschläge. Dieses Feature wirkt sich positiv auf die Produktivität in Ihrem Unternehmen aus. Kolleginnen und Kollegen werden seltener bei der Arbeit unterbrochen, um etwas erklären zu müssen. Und es werden weniger Support-Tickets an Ihre IT gestellt.

3. Flexibles Lernen wird ermöglicht

Anders als bei Präsenzschulungen müssen die User von Enable Now sich nicht zu einer bestimmten Zeit an einem bestimmten Ort aufhalten. Stattdessen können sie Lerninhalte wie Web Based Trainings flexibel konsumieren, beispielsweise wenn sich spontan ein Zeitfenster ergibt, weil eine Besprechung ausgefallen ist. User können ebenso entscheiden, ob sie z. B. lieber früh morgens oder später am Nachmittag lernen – ganz entsprechend ihres Lerntyps.

4. Content ist leicht anpassbar

Lerninhalte können mit Enable Now nachträglich leicht modifiziert werden. Das ist praktisch, wenn zum Beispiel eine Software in einer neuen Version erschienen ist und sich nur bestimmte Funktionen verändert haben. Statt das ganze Tutorial neu zu verfassen, passen Sie nur die relevanten Details an. Gerade in Cloud-Systemen mit häufigen Release-Wechseln reduziert sich so der Aufwand um die User Up to Date zu halten.

5. Enable Now ist gut integriert

Enable Now verfügt über verschiedene Schnittstellen. So macht die Verzahnung mit SAP Cloud Produkten wie S/4HANA oder SuccessFactors die Inhaltserstellung für diese Produkte noch einfacher. Ebenso können Sie Lerninhalte, dank Schnittstellen zum Solution Manager oder ARIS, entsprechend Ihrer eigenen Unternehmensprozesse strukturieren.

6. Kollaboration wird befördert

Viele E-Learning-Plattformen kranken daran, dass sie einen Top-Down-Ansatz verfolgen. Die Dozenten erstellen Inhalte, die dann von den Lernenden konsumiert werden müssen. Enable Now bricht diese Einteilung auf. Jede:r ist eingeladen, eigenes Wissen beizusteuern. Insofern ist Enable Now nicht nur eine E-Learning- sondern auch eine vollwertige Plattform für Wissenstransfer.

Praktische Tipps für die Einführung

Damit die Einführung von SAP Enable Now gelingt, sollten Sie zuerst bestimmte Grundlagen in Ihrem Unternehmen schaffen.

Die folgende 4-Punkte-Checkliste hilft dabei:

1. Kennen Sie Ihren Bedarf?

Machen Sie sich Gedanken um die Einsatzszenarien von Enable Now. Stehen Sie vor einem IT-Projekt und beschäftigen sich mit der Planung des Qualifizierungskonzepts? Gibt es darüber hinaus auch globale Einsatzmöglichkeiten in Ihrem Unternehmen? Beispielsweise ein unternehmensweites Lernportal für innerbetriebliche Weiterbildungen? Die Möglichkeiten und der Nutzen sind vielfältig, schließen Sie sich bereits vor der Einführung mit anderen Bereichen zusammen, um später die Möglichkeiten voll auszuschöpfen.

2. Wie ist Ihre Systemlandschaft gestaltet?

Um den Entscheidungsprozess für die richtige Enable Now Version zu beschleunigen, sehen Sie sich Ihre IT-Systemlandschaft an. Nutzen Sie vor allem On-Premise oder Cloud Systeme? Wie sieht Ihr Fahrplan für die nächsten Jahre aus? Eine Einführung von Enable Now soll Ihnen einen langfristigen Nutzen liefern. Denken Sie bereits jetzt darüber nach, was für Ihr Unternehmen zukünftig am besten ist.

3. Wer sind Ihre Key User?

Überlegen Sie sich frühzeitig wer Ihr Schulungstool administrativ betreuen soll. Werden Qualifizierungsmaßnahmen zentral geplant, erstellt und verwaltet oder gibt es verschiedene dezentrale Verantwortungsträger:innen?

4. Make or Buy?

Gerade im betrieblichen Umfeld fällt das Lernen neuer Dinge nicht immer allen Mitarbeiter:innen leicht. Um die Akzeptanz für das Qualifizierungstool, und damit auch die Akzeptanz ihrer zu schulenden Systeme, zu fördern ist es wichtig die Lerninhalte ansprechend zu gestalten. Haben Sie hierfür interne Ressourcen, welche in diesem Thema Erfahrung haben und es übernehmen können oder benötigen Sie Unterstützung von erfahrenen Kommunikationsdesigner:innen?

Implementieren Sie Enable Now mit Convista!

Sie möchten die Vorteile von SAP Enable Now für Ihr Unternehmen nutzen? Dann sollten wir uns unterhalten. Als Berater:innen der Convista setzen wir die verschiedenen Komponenten bedarfsgerecht für Sie auf, erstellen mit Ihnen Qualifizierungskonzepte für IT-Projekte inkl. ausgeprägtem Change Management oder unterstützen bei der Etablierung einer generellen Lernplattform sowie der Erstellung ansprechender Lerninhalte. Für diese Expertise ist die ConVista AG (ehemals enowa AG) vom eLearning Journal mit dem eLearning AWARD 2021 ausgezeichnet worden.

Patricia Pela

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