Automatisierte Cash Application: Ein unterschätzter Hebel im Treasury

Wenn der Kontostand nur die halbe Wahrheit zeigt

Der Zahlungseingang ist auf dem Konto sichtbar, doch im ERP noch lange nicht verbucht, bzw. offen welche Forderung damit beglichen wurde. Fehlende Referenzen, Sammelzahlungen, diverse internationale Formate oder schlicht abweichende Beträge führen dazu, dass Mitarbeitende recherchieren, offene Posten abgleichen und Ausnahmen manuell bearbeiten.

Bei hohen Transaktionsvolumina wird daraus mehr als ein Effizienzproblem. Solange die Zahlungseingänge nicht oder nicht eindeutig zugeordnet sind, bleibt auch die Sicht auf Forderungen und Working Capital unscharf. Für das Treasury bedeutet das: zum einen Überstunden obwohl wahrscheilich die Liquidität vorhanden ist, aber die Transparenz dahinter folgt aus technischen Gründen leider zeitversetzt. Genau hier kann eine Automatisierung der Cash Application einen entscheidenden Hebel spielen und diesen Knoten lösen.

Cash Application ist auch Treasury Thema

Cash Application wird organisatorisch häufig der Debitorenbuchhaltung zugeordnet. Aus Treasury Sicht greift das zu kurz. Zwischen einem Zahlungseingang und seiner korrekten Zuordnung kann eine Informationslücke entstehen. Je länger sie besteht, desto später ist sichtbar, welche Forderungen tatsächlich ausgeglichen sind und welche Positionen weiterhin offen sind.

Automatisierte Cash Application setzt genau hier an. Zahlungseingänge werden anhand definierter Regeln analysiert und offenen Posten automatisch zugeordnet. NurVorgänge, die sich nicht eindeutig verbuchen lassen, benötigen eine manuelle Prüfung. Der Nutzen liegt deshalb nicht nur im geringeren Buchungsaufwand, sondern dass relevante Informationen früher, detailiert und konsistenter zur Verfügung stehen

Gewachsene Strukturen bremsen Transparenz

Besonders in international aufgestellten Unternehmen wachsen Prozesse über Jahre. Gesellschaften nutzen unterschiedliche Regeln, Bankformate variieren, lokale Besonderheiten bleiben bestehen und Wissen über Ausnahmefälle liegt teilweise bei einzelnen Mitarbeitenden. Ein grundsätzlich standardisierbarer Prozess wird dadurch zunehmend komplex.

Für Treasury und Finance entstehen daraus mehrere Herausforderungen: hoher manueller Aufwand, unterschiedliche Datenstände, begrenzte Vergleichbarkeit zwischen Gesellschaften und eine verzögerte Sicht auf offene Forderungen. Steigen zusätzlich die Transaktionsvolumina, lässt sich der Prozess nur schwer skalieren.

ABB: Cash Applied Before Breakfast

Vor einer vergleichbaren Herausforderung stand ABB. Der Konzern startete die Initiative „Cash Applied Before Breakfast“, kurz CABB. Ziel war ein einheitlicher globaler Cash Application Prozess , sowie ein standardisiertes Reporting zu zugeordneten und nicht zugeordneten Zahlungseingängen.

ABB entschied sich für AutoBank von Serrala. Laut dem Softwarehaus waren dabei insbesondere die Integration in das SAP Eco System entscheidend, sodern auch , einfach pflegbare Regeln die Fachabteilung pflegen und adustieren konnte und nicht die IT und die Möglichkeit, den manuellen Aufwand in unterschiedlichen regulatorischen und organisatorischen Umfeldern stark zu reduzieren.

Die Größenordnung zeigt, warum Standardisierung und intelligente Automatisierung eine zentrale Rolle spielen: Die Lösung wurde bei ABB über rund 80 Bankkonten, 20 Buchungskreise und etwa 1.300 tägliche Einzelposten eingesetzt. In den Benelux Gesellschaften stieg der Automatisierungsgrad laut Serrala von 60 auf 80 Prozent. Gleichzeitig konnten Excel Listen, papierbasierte Nachverfolgung und weitere manuelle Schritte massiv reduziert werden, was dem optimierten eigenen Nachbeareitungsprozess der Lösung zu verdanken ist, welcher wiederum zum mitlernen des Systems beiträgt und die Auszifferungsquoten im täglichen doing steigen lässt.

Von Einzeloptimierung zu End-to-End-Prozessen

Der größte Hebel entsteht, wenn Cash Application nicht als isolierte Funktion betrachtet wird. Zahlungseingang, Forderungsmanagement, Working Capital, Cash Management und Treasury greifen fachlich ineinander. Werden diese Bereiche getrennt optimiert, bleiben Schnittstellen, Medienbrüche oder unterschiedliche Datenstände bestehen.

Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht nur, wie sich mehr Zahlungseingänge automatisch zuordnen lassen. Ebenso wichtig ist, wie die daraus entstehenden Informationen in der Finance und Treasury Landschaft weitergenutzt werden. Dafür müssen Prozesse, Regeln, SAP Integration und Governance zusammengedacht werden.

Sechs Fragen für Ihren Cash Application Check

• Wie hoch ist der tatsächliche Automatisierungsgrad bei der Zuordnung von Zahlungseingängen?
• Wie viele Zahlungen müssen täglich recherchiert oder manuell nachbearbeitet werden?
• Wie schnell sind Zahlungseingänge nach ihrem Bankeingang fachlich eindeutig zugeordnet?
• Wie stark unterscheiden sich Regeln und Abläufe zwischen Gesellschaften, Ländern und Banken?
• Kann der Fachbereich Zuordnungsregeln selbst pflegen und kontinuierlich verbessern?
• Wie durchgängig fließen Informationen aus Cash Application in Working Capital und Treasury Prozesse?

Die Antworten machen sichtbar, ob Cash Application heute vor allem als operativer Buchungsprozess behandelt wird oder bereits Teil einer integrierten Finance Architektur ist.