Mehr Effizienz dort, wo Wert entsteht: Prozessmanagement und Prozessoptimierung

Wir helfen Ihnen, Ihre Prozesse ganzheitlich zu analysieren, gezielt zu optimieren und nachhaltig umzusetzen – für spürbar mehr Effizienz, klare Strukturen und messbare Ergebnisse.

Prozesse, die Zeit sparen, Kosten senken und Wachstum fördern : Wir verwandeln komplexe Prozesse in Wettbewerbsvorteile – weil effiziente Prozesse echte Unternehmenswerte schaffen

Unternehmen stehen heute unter immensem Druck, effizient zu arbeiten und gleichzeitig Qualität, Geschwindigkeit und Flexibilität zu sichern. Komplexe Abläufe, unklare Verantwortlichkeiten oder veraltete Strukturen bremsen Wachstum und treiben Kosten. Dabei bleibt im Tagesgeschäft oft wenig Raum für Prozessanalysen oder Optimierungen.

Effektives Prozessmanagement ist der Schlüssel: Nur 54 % der Unternehmen einer Convista Studie haben dafür eine eigene Abteilung etabliert – hier liegt enormes Potenzial. Wir analysieren Ihre Geschäftsprozesse ganzheitlich, identifizieren Engpässe und Potenziale und setzen nachhaltige Optimierungen direkt im Alltag um. Mit klaren Strukturen, transparenten Abläufen und effizienten Schnittstellen schaffen wir spürbare Entlastung für Teams und messbaren Mehrwert für Ihr Unternehmen.

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Typische Herausforderungen: Herausforderungen im Prozessmanagement und wie Sie sie in Chancen verwandeln

Viele Organisationen haben Schwierigkeiten mit ineffizienten Abläufen, unklaren Verantwortlichkeiten oder veralteten Strukturen. Wer diese Herausforderungen gezielt angeht, kann nicht nur Kosten senken, sondern auch Qualität steigern, Transparenz schaffen und Wachstum nachhaltig sichern.

Veraltete und uneinheitliche Prozesse

Viele Abläufe entstanden historisch und ohne einheitliche Standards. Unterschiedliche Teams arbeiten auf ihre eigene Weise, es gibt zahlreiche Prozessvarianten, Redundanzen und Inkonsistenzen.

Durch End-to-End-Prozessmanagement und Process Mining werden Prozesse standardisiert, optimiert und dokumentiert. Abläufe werden effizienter, Fehlerquellen reduziert und die Organisation handlungsfähiger.

Fehlende Transparenz und Kontrolle

Ohne klare Prozessdokumentation, KPIs oder Governance-Mechanismen ist es schwer nachzuvollziehen, wie ein Prozess tatsächlich läuft, wo Engpässe auftreten und welche Schritte optimierungsbedürftig sind.

Process Governance und Kennzahlen ermöglichen transparente Abläufe und fundierte Entscheidungen. Engpässe werden sichtbar, Optimierungen messbar und die Steuerung von Prozessen wird planbar und zuverlässig.

Komplexität der Abläufe

Viele Prozesse in Unternehmen sind über Jahre gewachsen, ohne regelmäßig überprüft zu werden. Schnittstellen zwischen Abteilungen sind unklar, Abläufe redundant oder ineffizient – was zu Verzögerungen, Fehlern und ungenutzten Potenzialen führt.

Durch die Analyse und Vereinfachung von Abläufen entstehen schlanke Prozesse, die klar, nachvollziehbar und effizient sind. Entscheidungen werden schneller, Ressourcen werden gezielter eingesetzt und Teams entlastet.

Unsere Leistungen, Ihr Mehrwert: Prozessmanagement und Prozessoptimierung

Wir begleiten Unternehmen dabei, Optimierungspotenziale in Prozessen gezielt zu identifizieren und erfolgreich umzusetzen.

Durch klare Strukturen, effiziente Abläufe und transparente Verantwortlichkeiten schaffen wir nachhaltigen Mehrwert.

Process Management

End-to-End Prozessmanagement für nachhaltige Effizienz

Ein wirksames Process Management schafft Transparenz, Effizienz und Steuerbarkeit über Ihre gesamte Organisation hinweg. Wir unterstützen Sie bei der Analyse, Gestaltung und Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse – von der Strategie bis zur operativen Umsetzung. Dabei verbinden wir fachliches Prozess-Know-how mit IT- und Systemkompetenz, um messbare Verbesserungen nachhaltig zu verankern.

Unsere Leistungen im Überblick:

Analyse und Modellierung von End-to-End-Geschäftsprozessen
Identifikation von Effizienz-, Qualitäts- und Automatisierungspotenzialen
Einführung und Weiterentwicklung von Prozessstandards und Governance
Unterstützung bei Prozessdigitalisierung und Systemintegration

Unser Vorgehen im Projekt: Schritt für Schritt zu effizienten Prozessen

Unser Projektvorgehen ist klar strukturiert und praxisnah. Beginnend mit der Analyse bestehender Abläufe identifizieren wir Optimierungspotenziale, entwickeln passgenaue Lösungen und begleiten die Umsetzung konsequent im Tagesgeschäft.

Phase: Analyse

Ziel: Den Status Quo der Prozesse verstehen und Optimierungspotenziale aufdecken.

Schritte:
1. Status Quo verstehen: Prozesse und Dokumentationen untersuchen, Hauptbeschwerdepunkte identifizieren.
2. Gaps identifizieren: Prozessabläufe, Feedback und manuelle Schritte prüfen; Realität mit SOLL-Prozess abgleichen.
3. Ergebnisse validieren: Quick-Win-Möglichkeiten erkennen, Effizienz bewerten und Pain Points identifizieren.

Phase: Design

Ziel: Prozesse transparent machen, Optimierungspotenziale aufzeigen und Zielklarheit schaffen.

Schritte:
4. Prozesstransparenz aufbauen: Klare Prozessdarstellungen erstellen, Verantwortlichkeiten definieren, Schnittstellendokumentation entwickeln.
5. Optimierungspotenziale identifizieren: Gründe für Gaps analysieren und Vorschläge zur Beseitigung entwickeln.
6. Zielklarheit schaffen: Veränderungen und deren Vorteile transparent kommunizieren, Impact aufzeigen.
7. Ergebnisdokumentation erstellen: Strukturierte Dokumentation, Handbuch oder Präsentation zur Nachvollziehbarkeit und Umsetzung.

Phase: Umsetzung & Kommunikation

Ziel: Optimierte Prozesse implementieren und Veränderung wirksam kommunizieren.

Schritte:
8. Umsetzung: Maßnahmen umsetzen, Mitarbeiter schulen, kontinuierliches Monitoring und Anpassung auf Basis von Feedback.
9. Kommunikation vorbereiten: Ergebnisse an relevante Stakeholder kommunizieren, Widerstände vermeiden, Kommunikationsmaterialien bereitstellen.

Entdecken Sie das richtige Paket für Ihr Ziel

Ob punktuelle Unterstützung oder umfassende Transformation – wir begleiten Sie je nach Bedarf bei der ganzheitlichen Weiterentwicklung Ihres Prozessmanagements.

1. Prozessmanagement Schulung

Analyse des Schulungsbedarfs: Erhebung des aktuellen Wissenstandes und der Toolnutzung
Methoden- & Framework-Check: Definition und Anpassung von Konventionen, Rollendefinitionen und Prozess-Frameworks
Zielgruppenorientierte Konzeption: Ableitung passender Inhalte für Fachbereiche, Process Owner und Management
Toolprüfung oder Neueinführung: Anforderungsprüfung, Toolanpassung oder Neueinführung Ihres BPM-Tools

Enablen Sie Ihre Organisation in den Grundlagen des Prozessmanagements.

2. Zielbilderstellung BPM

Ist‑Analyse des Prozessmanagements: Bewertung bestehender Strukturen, Rollen, Methoden und Tools
Definition des BPM‑Zielbilds: Entwicklung eines klaren Zielbilds für Governance, Organisation und Prozesse
Rollen & Verantwortlichkeiten: Festlegung von Prozessrollen, Zuständigkeiten und Entscheidungswegen
Roadmap & Umsetzungsschritte: Ableitung konkreter Maßnahmen zur schrittweisen Zielbild‑Realisierung

Eine Standortbestimmung und Roadmap Erstellung zur Erreichung Ihrer Prozessmanagement-Ziele.

3. Vernetzung ihres Prozessmanagement

Integration angrenzender Bereiche: Anbindung von Testing, Training und weiteren Fachbereichen an aktuelle Prozessinformationen
Verknüpfung mit Toolchains: Nutzung integrierter Lösungen zur Kopplung von BPM mit Test- (z.B. Cloud ALM) und Trainings-Tools (z.B. SAP WalkMe)
Effizienz & Wirkung steigern: Reduktion manueller Aufwände, bessere Testabdeckung und zielgerichtete Enablement‑Maßnahmen

Tiefe Verankerung des Prozessmanagements in Ihr Gesamtunternehmen.

4. Individuelles Angebot

Bedarfsorientierte Analyse: Gemeinsame Klärung Ihrer Ziele, Rahmenbedingungen und Herausforderungen
Modularer Leistungszuschnitt: Flexible Kombination aus Beratung, Methodik, Schulung und Umsetzung
Passung zu Organisation & Reifegrad: Berücksichtigung von Unternehmensgröße, Branche und BPM‑Reife

Maßgeschneidert auf Ihre Bedürfnisse.

Beratung für Prozessoptimierung:Wie kann Convista bei der Prozessanalyse und Prozessoptimierung effektiv unterstützen?

Wir als Convista begleiten unsere Kunden bei der Prozessanalyse und Prozessoptimierung mit umfangreicher Projekterfahrung und -expertise.

Wir bieten Unterstützung und übernehmen zahlreiche Aufgaben bei der Prozessmodellierung, der Identifizierung von Verbesserungspotenzialen, der Auswahl geeigneter Tools und bei der Implementierung von optimierten Prozessen. Zudem bringen wir umfassende Expertise in diversen Branchen direkt mit in den Analyse- und Optimierungsprozess mit ein.

Flyer: Wir begleiten IT-Projekte und Transformationen – mit dem Fokus: Menschen, Prozesse und Kommunikation

Entdecken Sie unser umfassendes Leistungsangebot und erfahren Sie, wie wir Ihre individuellen Herausforderungen gezielt angehen und in nachhaltige, messbare Erfolge verwandeln.

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Prozessmanagement-Beratung: Lassen Sie sich individuell beraten

Bei unserer Beratung für Prozessoptimierung legen wir großen Wert darauf, Ihnen zu zeigen, wie Sie durch die gezielte Analyse und Optimierung Ihrer Prozesse Operational Excellence erreichen können. Kontaktieren Sie uns, um zu erfahren, wie wir Ihnen helfen können, Ihre Prozesseffizienz zu steigern und Ihre Ziele schneller zu erreichen.

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Ihr Ansprechpartner für Prozessmanagement und -optimierung

Yannik Olderdissen

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FAQ: Die häufigsten Fragen zu Prozessoptimierung

Bei der Prozessanalyse kommen verschiedene Methoden und Tools zum Einsatz, darunter Prozessmapping, Interviews mit den Beteiligten, Datenanalyse, Prozesssimulation und Benchmarking. Convista nutzt unter anderem eigene Bewertungsmetriken z. B. auf Basis von Prozessschritten, Prozesssequenzen oder Durchlaufzeiten. Zudem werden oft spezialisierte Softwarelösungen zur Visualisierung, Modellierung und Automatisierung von Prozessen verwendet. Unsere Tool-Empfehlungen sind unsere Partner SAP Signavio und Celonis. Darüber hinaus sind Prozess One Pager eine bewährte Methode, um unter anderem Schwachstellen, Risiken, Digitalisierungs- und Optimierungspotenzialen zu dokumentieren.

Prozesse in verschiedenen Bereichen können analysiert und optimiert werden, wie beispielsweise Produktentwicklung, Beschaffung, Produktion, Vertrieb, Kundenservice und Finanzmanagement. Sowohl operative als auch unterstützende Prozesse können Gegenstand der Analyse sein. Komplette Ende-zu-Ende (E2E) Prozesse, wie beispielsweise Order-to-Cash (O2C, OTC), oder aber auch einzelne Teilprozesse können im Fokus der Analyse stehen.

Die IT-Strategie und -Implementierung spielen eine entscheidende Rolle bei der Prozessanalyse und -optimierung. Die IT kann bei der Automatisierung von Prozessen, der Integration von Systemen, der Datenanalyse und der Bereitstellung von digitalen Werkzeugen unterstützen, um die Effizienz und Wirksamkeit der Prozesse zu verbessern. Beispielsweise kann gezielte Robotic Process Automation (RPA), also der Einsatz von Software-Bots dazu beitragen, wiederkehrende Prozessschritte effizient zu automatisieren.

Eine Prozessanalyse und -optimierung macht grundsätzlich in allen Unternehmen und Branchen Sinn, weil Geschäftsprozesse einfach überall zu finden und die Basis der täglichen Arbeit sind. Überall werden Einzeltätigkeiten miteinander zu Prozessen verbunden, um bestimmte Ziele zu erreichen. Von kleinen Start-ups bis hin zu großen Konzernen, beispielsweise im Finanzsektor, Versicherungswesen, produzierenden Gewerbe und im öffentlichen Sektor, können alle von einer gesteigerten Effizienz und Leistungsfähigkeit profitieren.

Die Prozessanalyse identifiziert Risiken und Schwachstellen in den analysierten Abläufen. Wir als Convista nutzen eigene Bewertungsmetriken, z. B. auf Basis von Prozessschritten, Prozesssequenzen oder Durchlaufzeiten. Wir bewerten außerdem zusammen mit unseren Kunden die Kritikalität von Prozessen für die Geschäftsabläufe. Darüber hinaus setzen wir Softwarelösungen zur Visualisierung, Modellierung und Automatisierung von Prozessen ein. Zusammen mit den Process Mining Tools unserer Partner SAP Signavio und Celonis decken wir gezielt Optimierungspotentiale auf. Der neue Plug & Gain Ansatz von SAP Signavio generiert beispielsweise innerhalb von kürzester Zeit konkrete Verbesserungsmaßnahmen, die innerhalb des betroffenen SAP-Systems nur noch umgesetzt werden müssen. Mithilfe von Celonis lassen sich Automatisierungspotentiale ermitteln und auch direkt umsetzen. So stellen wir schnell sicher, dass Prozesse nicht nur sinnvoll, sondern auch zeiteffizient ablaufen können.

Mehr Effizienz dort, wo Wert entsteht: Prozessmanagement und Prozessoptimierung

Prozesse, die Zeit sparen, Kosten senken und Wachstum fördern : Wir verwandeln komplexe Prozesse in Wettbewerbsvorteile – weil effiziente Prozesse echte Unternehmenswerte schaffen