85 % schnellere Quartalsanpassung: Convista automatisiert Tankkartenabrechnung
Immer mehr Unternehmen erkennen das Potenzial von Robotic Process Automation (RPA) und generativer Künstlicher Intelligenz (KI) als Treiber der digitalen Transformation. Wer frühzeitig investiert und diese Technologien gezielt einsetzt, verschafft sich klare Wettbewerbsvorteile durch schnellere Prozesse, höhere Datenqualität und fundiertere Entscheidungen.
Die quartalsweise Abrechnung bei Convista von Tankkartentransaktionen für Strom, Kraftstoff, Waschanlagen und Service beanspruchte bisher bis zu zwei volle Personentage pro Monat. Etwa 250 Fälle wurden regelmäßig manuell in Excel verarbeitet. Der Prozess war nicht nur zeitaufwändig, sondern auch fehleranfällig, wenig transparent und schwer skalierbar. Convista identifizierte diesen Routineprozess als idealen Use Case für den internen Einsatz moderner SAP-Technologien wie RPA und Generative KI. Der firmeneigene digitale Assistent C:2D2 wurde mit der vollständigen Übernahme der Aufgaben betraut und optimiert die Abläufe seither nachhaltig.
C:2D2 ist ein modulare aufgebauter, skalierbarer Bot, der auf den RPA- und KI-Services der SAP Business Technology Platform basiert. Im Projektkontext übernimmt er die automatisierte Verarbeitung von Tankkartendaten. Dazu extrahiert er Transaktionen aus SAP S/4HANA, analysiert Abweichungen, passt Pauschalen bei Bedarf an und informiert die betroffenen Mitarbeitenden direkt über die Ergebnisse.
Durch die Automatisierung mit C:2D2 konnte die Bearbeitungszeit für die quartalsweise Pauschalanpassung um 85 Prozent reduziert werden. Wo zuvor zwei Mitarbeitende zwei volle Arbeitstage pro Monat benötigten, übernimmt der digitale Assistent nun alle Prozessschritte eigenständig, zuverlässig und fehlerfrei. Die Fehlerquote sank dabei um mehr als 95 Prozent, was einen deutlichen Qualitätssprung darstellt. Gleichzeitig wurde eine lückenlose Transparenz über sämtliche Fälle erreicht. Abweichungen sind unmittelbar erkennbar, Anpassungen jederzeit nachvollziehbar und alle Vorgänge werden revisionssicher dokumentiert. Der automatisierte Prozess entlastet das Team spürbar, schafft neue Freiräume und ermöglicht es den Mitarbeitenden, sich verstärkt auf strategische Fragestellungen und wertschöpfende Tätigkeiten zu konzentrieren. Die Lösung ist zudem vollständig skalierbar und damit bestens geeignet für ein wachsendes Unternehmen mit kontinuierlich steigenden Anforderungen an Effizienz und Prozessqualität.
Das Projekt überzeugte sowohl durch seine schnelle Umsetzung als auch durch den geringen Implementierungsaufwand. Bereits nach wenigen Tagen war der digitale Assistent C:2D2 produktiv im Einsatz, ohne dass eine eigene Entwicklungsleistung erforderlich war. Die Lösung wurde nahtlos in die bestehende SAP-Systemlandschaft integriert und entspricht konsequent dem Clean-Core-Ansatz. Alle Erweiterungen laufen entkoppelt auf der SAP Business Technology Platform, wodurch das SAP-Kerngeschäftssystem unverändert und upgradefähig bleibt. Der gesamte Prozess von der Datenerfassung über die Analyse und Validierung bis zur finalen Kommunikation mit den Mitarbeitenden ist vollständig automatisiert, nachvollziehbar und wartungsarm. Besonders hervorzuheben ist die Skalierbarkeit der Lösung: Auch bei wachsender Anzahl an Fahrzeugen oder Mitarbeitenden bleibt der Prozess performant und transparent. Ein modernes Fiori-Dashboard bietet zusätzlich eine intuitive Benutzeroberfläche zur Überwachung und Steuerung in Echtzeit.
Für dieses Projekt entschied sich Convista bewusst für ein internes Pilotvorhaben, das die Innovationskraft und Umsetzungskompetenz des eigenen Center of Excellence SAP Technology sichtbar macht. Die Wahl fiel auf eine Lösung mit SAP BTP, RPA und Künstlicher Intelligenz, um etablierte Standards zu nutzen und gleichzeitig eine zukunftssichere Systemarchitektur zu gewährleisten. Bereits zu Projektbeginn stand mit C:2D2 ein leistungsfähiger, flexibel einsetzbarer und sofort betriebsbereiter digitaler Assistent zur Verfügung, der ohne zusätzlichen Entwicklungsaufwand implementiert werden konnte. Die Entscheidung für dieses Setup basierte auf der Überzeugung, dass nachhaltige Prozessautomatisierung nur dann erfolgreich ist, wenn Technologie, Prozessverständnis und Umsetzungskompetenz aus einer Hand kommen. Genau diese Stärke vereint Convista auf einzigartige Weise.
“Mit C2:D2 haben wir einen quartalsweisen Auswertungsprozess automatisiert und dadurch signifikant interne Kapazitäten freigesetzt. Zwei Mitarbeitende sparen so rund acht Arbeitstage pro Quartal. Das ist für uns ein erster wichtiger Schritt, um im Bereich Operations mithilfe von RPA zu digitalisieren. Neben der deutlich schnelleren Auswertung profitieren wir von einer höheren Datenqualität und der Minimierung menschlicher Fehlerquellen. Wir sind überzeugt, dass wir auch weitere interne Prozesse bei Convista erfolgreich automatisieren können.“
Ihr Ansprechpartner
Thomas Haendly
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