Bestandsführungssystem: Provisionen abrechnen und buchen

Sofern die Vermittlung von Versicherungsverträgen durch externe Vertriebspartner (Vermittler/Untervermittler) eines Versicherungsunternehmens erfolgt, erhalten diese Vertriebspartner für die von ihnen vermittelten Versicherungsverträge Provisionen und/oder provisionsartige Vergütungen (wie Gewinnbeteiligungen, etc.) gemäß einem zuvor vereinbarten Provisionsmodell. Das Abrechnen und Buchen dieser Provisionen ist dabei oftmals ein komplexes Konstrukt, das hohe Anforderungen an das Bestandsführungssystem des Versicherers stellt. Ein Einblick.

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Fachartikel, ReSy, Versicherungswirtschaft, Vertrieb & Provision

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Bestandsführungssystem Resy automatisiert Verwaltungsprozesse
Resy Bestandsführungssystem für Restschuld der convista - ehemals enowa

Provisionsabrechnung und Begleitlisten

Üblicherweise erstellt das Versicherungsunternehmen für seine Vertriebspartner (und ggfs. für weitere abweichende Provisionsempfänger) in regelmäßigen zeitlichen Abständen eine Provisionsabrechnung. Diese Abrechnung besteht aus einem Abrechnungsschreiben und einer ausführlichen Begleitliste, mittels der alle Provisionsempfänger sämtliche für den jeweiligen Abrechnungszeitraum mit Ihnen abgerechneten Beträge im Detail nachvollziehen können.

Die Begleitlisten zu Provisionsabrechnungen erstellt in der Regel das Bestandsführungssystem des Versicherers. Hierzu kann dieses System – wie das Bestandsführungssystem ReSy – entweder eine interne Provisionskomponente nutzen oder ein externes Provisionssystem anbinden. Wird ein externes Provisionssystems angebunden, muss dieses vom Bestandsführungssystem mit allen für die Erstellung der Begleitliste relevanten Informationen zu allen provisionsrelevanten Geschäftsvorfällen im jeweiligen Abrechnungszeitraum versorgt werden.

Provisionsrelevante Geschäftsvorfälle im Produktstandard von ReSy:

  • Vertragszugang (Policierung)
  • Vertragsabgang (Kündigung, Widerruf, Storno wegen Leistung)
  • Teilstorno Deckung
  • Wiederinkraftsetzung Vertrag/Deckung
  • Aufstockung (mit Anpassung Versicherungssumme, Laufzeit, Tarif, etc.)

Eine gewisse Herausforderung ist dabei die Differenzierung zwischen Geschäftsvorfällen, die schon in die aktuelle Provisionsabrechnung einfließen sollen/dürfen und solchen, die noch nicht einfließen sollen/dürfen.

Der Grund: Die Provisionsvereinbarungen sehen oftmals vor, dass bestimmte Provisionen für bestimmte Provisionsempfänger nicht gleich bei Abschluss eines Vertrags abgerechnet werden sollen, sondern erst bei der Erreichung des Versicherungsbeginns oder bei Eingang von zugehörigen Beiträgen. In letzterem Fall besteht zudem Klärungsbedarf bezüglich der Frage, ob solche Provisionsbestandteile im Falle eines Lastschrift-Rückläufers wieder zurückgefordert werden dürfen oder nicht.

Gleichsam regeln die Provisionsvereinbarungen auch, welche Provisionsanteile von welchen Provisionsempfängern in welcher Höhe bei einem Vertragsstorno zurückgefordert und damit rückabgerechnet werden dürfen – und welche nicht. Die anfallenden Rückprovisionen können dabei auch noch vom jeweiligen Stornogrund abhängen, z.B. volle Rückprovision bei Widerruf, anteilige Rückprovision bei Kündigung und keine Rückprovision bei Storno wegen Tod.

Bei einem Stornodatum in der Zukunft regeln die Provisionsvereinbarungen zudem, ob die Abrechnung von Rückprovisionen auf die Erreichung des Stornodatums warten soll oder nicht.

Natürlich können die Regelungen auch jeweils in Abhängigkeit der Provisionsart voneinander abweichen.

Provisionsarten:

  • einmalige Abschlussprovisionen
  • laufende Bestandsprovisionen
  • einmalige/ laufende Gewinnbeteiligung
  • Vorauszahlungen auf Provisionen/ Gewinnbeteiligungen

Versicherer müssen Forderungen und Verbindlichkeiten gegenüber Provisionsempfängern üblicherweise für alle provisionsartigen und rückprovisionsartigen Beträge detailliert in einem versicherungstechnischen Nebenbuch buchen und damit für das Rechnungswesen dokumentieren. Das zuständige Bestandsführungssystem des Versicherers kann hierzu – wie das Bestandsführungssystem ReSy der enowa – entweder ein internes versicherungstechnisches Nebenbuch nutzen oder ein externes versicherungstechnisches Nebenbuch (wie SAP FS-CD) anbinden.

Forderungen und Verbindlichkeiten für Provisionen und Rückprovisionen werden dabei üblicherweise unmittelbar bei Durchführung der provisionsrelevanten Geschäftsvorfälle eingebucht, die zu einem späteren Zeitpunkt in einer Provisionsabrechnung abgerechnet werden. Zugehörige erfolgswirksame Buchungen können entweder ebenfalls unmittelbar bei Durchführung der provisionsrelevanten Geschäftsvorfälle oder bei Versicherungsbeginn getätigt werden.

Kein Muss, aber durchaus empfehlenswert ist es, dass das Bestandsführungssystem auch bei Provisionsabrechnung Buchungen im versicherungstechnischen Nebenbuch tätigt. Dadurch können beispielsweise einzelvertraglich gebuchte Forderungen und Verbindlichkeiten zu Provisionen/Rückprovisionen, die in einer Provisionsabrechnung abgerechnet werden, auf spezielle Kontokorrentkonten umgebucht und dadurch kumuliert werden. Die Bankbuchhaltung des Versicherers kann solche kumulierten Forderungen/Verbindlichkeiten pro Provisionsabrechnung leichter mit den zugehörigen Geldflüssen abgleichen.

Aber Achtung: Vor der hiermit möglicherweise verbundenen Erwartung, dass Provisionsabrechnungen immer vollständig durch einzelne Provisionszahlungen oder Provisionsrückzahlungen ausgeglichen werden können, sei gewarnt. Übernehmen die Vertriebspartner das Beitragsinkasso für die vermittelten Verträge im Sinne eines Sammelinkassos, können sie die in einer Provisionsabrechnung abgerechneten Provisionen/Rückprovisionen bei ihrer nächsten Beitragszahlung einfach einbehalten. In der Praxis ist das tatsächlich keine Seltenheit.  Wenn dann Vertriebspartner und Versicherer den Status einzelner Verträge aus der Begleitliste unterschiedlich beurteilen, führt das schnell zu unstimmigen Geldflüssen, die nur einen Teilausgleich von einzelnen Provisionsabrechnungen erlauben.

Vorgehen bei der Provisionsabrechnung mit dem Bestandsführungssystem ReSy

Berechnung von Provisionen

Sämtliche Provisionen müssen pro Provisionsart, pro einzelvertraglichem Geschäftsvorfall und pro Deckung korrekt berechnet werden.

Diese Berechnung obliegt ebenfalls meist dem Bestandsführungssystem des Versicherers. Dieses System kann hierzu – wie das Bestandsführungssystem RESY der enowa – entweder eine interne Tarifierungskomponente nutzen oder einen externen Tarifierer wie VP/MS anbinden.

Gelegentlich erhebt auch ein externes Provisionssystem den Anspruch, für diese Berechnung zuständig zu sein. In diesem Falle muss besonderes Augenmerk auf die Schnittstelle zwischen Bestandsführungssystem und Provisionssystem gelegt werden. Idealerweise stellt das Provisionssystem dann Services für das Bestandsführungssystem zur Verfügung mittels denen dieses nicht nur die Berechnungen anstoßen, sondern auch deren Ergebnisse beim Provisionssystem abholen kann, die es u.a. für deren Buchung im Nebenbuch benötigt. Beim Anstoß der zugehörigen Provisionsabrechnung gibt in diesem Fall das Bestandsführungssystem die bereits errechneten Beträge an das Provisionssystem zurück.

Alternativer Ansatz

Sofern das Provisionssystem den Anspruch erhebt, für die Berechnung von Provisionen zuständig zu sein, aber keine bidirektionale Schnittstelle für das Bestandssystem anbieten kann, hat dies erhebliche Auswirkungen auf die Verteilung der Verantwortung zwischen den beteiligten Systemen. Dem Bestandsführungssystem fehlen Kenntnisse zur Höhe der Provisionen. Dadurch kann es keine Provisionsbuchungen mehr tätigen und auch keine Informationen über Provisionen an andere Systeme, wie dem DWH (Data Ware House), weiterreichen. Diese Aufgaben muss stattdessen das Provisionssystem übernehmen.

Auch dieses Szenario ist mit dem Bestandsführungssystem RESY der enowa problemlos abbildbar, denn es muss im Vergleich zu den bisher besprochenen Szenarien ja einfach nur weniger selbst tun.

Eine gewisse Herausforderung in dieser Konstellation ist allerdings die Versorgung eines DWH mit den benötigten Informationen zu Geschäftsvorfällen im Bestandsführungssystem. Da das DWH zu jedem Geschäftsvorfall zwei Datensätze erhält, nämlich einen Bewegungsdatensatz (ohne Provisionsdaten) vom Bestandsführungssystem und einen Provisionsdatensatz mit den zugehörigen Provisionsdaten vom Provisionssystem, muss es die Fähigkeit besitzen, diese beiden Datensätze wieder zusammenzuführen bzw. zuverlässig zu verknüpfen.

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