Online Meetings: So steigern Sie Interaktion & Effizienz

Seit einem Jahr steigt die Online-Meeting-Frequenz in Unternehmen exponentiell durch Corona. Das wird sich auf absehbare Zeit auch nicht ändern. Unternehmen nutzen Webkonferenz-Tools (wie Gotomeeting, Teams & CO.) mittlerweile sehr routiniert in ihrem Alltag. Die technische Infrastruktur steht – die Durchführung selbst lehnt sich jedoch meist noch sehr stark an den bekannten Präsenzterminen an. Dabei stellen Online-Meetings ganz neue Herausforderungen an die Meeting-Kultur: Wie garantiere ich die Aufmerksamkeit der Teilnehmer? Wie unterstütze und dokumentiere ich den Ideenfindungsprozess virtuell? Wie kann ich die Ergebnisse der Besprechungen im Nachgang effizient nachhalten?

Wir stellen einige organisatorische Ansätze vor, mit denen eine neue Kultur für Online-Meetings aufgebaut und gefestigt werden kann.

Inhalt

• Online-Meeting vorbereiten
• Online-Meeting durchführen
• Tools zur Steigerung der Interaktion
• Online-Konferenz nachbereiten
• Checkliste für eine gelungene Webkonferenz

Meeting Vorbereitung: Grundlage für eine effiziente Durchführung

Die Erfahrung der letzten Monate zeigt, dass zu Onlinebesprechungen häufig viel mehr Teilnehmer eingeladen werden, als es in einem physischen Meeting der Fall und sogar eigentlich nötig wäre. Steuern Sie die Auswahl der Meeting-Teilnehmer bewusst und treffen Sie eine solide Auswahl. Die Beantwortung der folgenden Fragen kann helfen:

• Wer benötigt die Infos und warum?
• Wer kann etwas zum Thema beitragen und wie?
• Wer arbeitet mit den Infos weiter.
• Orientieren Sie sich dabei nah am Thema und an Projektverantwortlichkeiten.

Wie für jede offline Besprechung gilt auch für Online-Meetings: eine Agenda ist ein sinnvoller Wegweiser. Diese gibt nicht nur den inhaltlichen Faden wieder, sie zeigt den Teilnehmern auch, wer wo ggf. noch Informationen beitragen sollte.

Wenn vorhanden, stellen Sie die Meeting-Unterlagen (Präsentation, Studien, Bilder u.s.w.) vor der Webkonferenz allen Teilnehmern zur Verfügung. Kommt es zu Verbindungsproblemen, z.B. das Teilen des Screens funktioniert nicht oder die Datenleitung ist während des Meetings zu langsam, kann dieses auf der Tonspur fortgeführt werden. Jeder Teilnehmer hat die Unterlagen vorliegen und kann entsprechend den Inhalten folgen.

Zu einem reibungslosen und pünktlichen Start des Meetings, kann ein Infosheet mit einer Einwahlanleitung beitragen. So können Verzögerungen aufgrund technischer Unsicherheit reduziert werden. Grundsätzlich sollte eine pünktliche Teilnahme an der Besprechung selbstverständlich sein. Geheimtipp am Rande: Wählen Sie sich schon ein paar Minuten vor Meetingbeginn in die Webkonferenz ein, um sicherzustellen, dass die Technik funktioniert.

Bevor ein Meeting – vor allem mit sehr hoher Teilnehmerzahl – startet können Hinweise, wie die hier abgebildeten, die Teilnehmer für einen reibungslosen Ablauf sensibilisieren:

Meeting-Durchführung: Aufmerksamkeit und Interaktion der Teilnehmer sicherstellen

In einer physischen Besprechung ist es einfach, die Aufmerksamkeit der Teilnehmer über Blickkontakt zu halten. In einer virtuellen Besprechung über Teams, GoTomeeting, webex & Co. fällt dies deutlich schwerer.

Zum einen wählen sich Teilnehmer teilweise anonym ein. Weder Namen noch Gesichter sind identifizierbar. Zudem fördert eine anonyme Teilnahme Parallelaktivitäten, wie Mails verfassen, an Dokumenten weiterarbeiten oder gar telefonieren. Sie können sich insgesamt nur schwer einen Überblick verschaffen, wer dem Gesprochenen folgt und wer nicht. Machen Sie Namensangaben und Video-Nutzung zum Standard.

Ebenso wichtig, wie eine ruhige Umgebung der Zuhörer, ist die Redegeschwindigkeit des Referenten. Wird zu schnell gesprochen, können die Teilnehmer evtl. nicht mehr folgen. Da ein direkter Austausch via Blickkontakt virtuell nur bedingt möglich ist, können Sie z.B. Feedbackfragen einbauen. Werden Teilnehmer aktiv aufgefordert, ein Statement abzugeben oder eine Frage zu beantworten, ist das Konzentrationsniveau deutlich höher. Hier helfen auch digitale Tools, die wir später noch vorstellen.

Transparenz für konstruktiven und Interaktiven Austausch

Bitten Sie die Anwesenden, ihren Namen zu nennen, bevor sie in der Webkonferenz das Wort ergreifen. So weiß auch in größeren Runden jeder, wer gerade spricht und Verantwortlichkeiten und Meinungen werden transparent.

Die Mute-Funktion – Fluch und Segen

Die Mute-Funktion ist hilfreich, um Umgebungsgeräusche zu minimieren. Leider sprechen die Teilnehmer im Mute-Modus sehr gerne einfach los. Hier kann z.B. die Anwendung systemgestützter „Hand hebe-Funktionen“ Abhilfe schaffen. Ich hebe die „virtuelle“ Hand, warte bis ich die Aufforderung zum Sprechen erhalte, drücke den Mute-Button und spreche los. So wird der Umgang mit der Mute-Funktion von Meeting zu Meeting bewusster und der Redefluss deutlich gesteuerter.

Tools zur Steigerung der Interaktion von Online-Meetings

Mittlerweile unterstützt eine Fülle an digitaler (und in der Basisvariante kostenlose) Software Unternehmen dabei, ihre virtuellen Meetings interaktiver zu gestalten. Warum nicht mal zu Beginn des Meetings als Eisbrecher eine Online-Umfrage zum persönlichen Wohlbefinden (virtuelle Stimmungsbilder) durchführen, oder Ideen gemeinsam in einem Mindmap entwickeln?

Mentimeter:

Mit mentimeter.com können einfach und schnell Umfragen, FAQ-Boards, Wortwolken, etc. unter Anwendung bestehender Templates erstellt werden. Selbstverständlich können Sie auch eigene Vorlagen erstellen bzw. bestehende Templates nach eigenen Wünschen anpassen. Wir nutzen dieses Tool intensiv zum virtuellen Abfragen von Stimmungsbildern. Dies ist sehr hilfreich als Kick-off einer Webkonferenz und bezieht alle Beteiligten zu Beginn ein. So geht`s – Link teilen und loslegen: Die Einladung der Teilnehmer erfolgt ganz einfach ohne vorherige Anmeldung, direkt über einen Link und einen Code, was Zugriffsbarrieren minimiert.

IdeaBoardz:

Dieses Tool bietet sich sehr gut zur Durchführung von virtuellen Retrospektiven durch Sammlung und Sortierung von Feedback auf Sticky Notes an einer virtuellen Pinnwand an. Bestehende Templates können effizient zum Einsatz gebracht werden. Auch eigene Templates sind in kuzrer Zeit erstellt.Auch hier ist der Zugang sehr einfach: Der Moderator / Administrator teilen den Zugangslink, über welchen sich die Teilnehmer ohne Registrierung auf das Board einloggen können.

PickerWheel.com:

Bei diesem Tool handelt es sich um einen „Zufallsgenerator“ in Form eines Glücksrades, das ohne großen Aufwand mit individuellen Funktionen ausgestattet werden kann. Der Einsatz des Tools dient vor allem der Auflockerung in Online-Meetings – zum Beispiel zur Bestimmung des nächsten Vortragenden.

Wisemapping:

Wisemapping ist eine intuitive und kostenlose Mind-Mapping Alternative, die in webbasierter Form, mit einem einfach gehaltenem Zugriffskonzept, geradezu einlädt, die Ideen in Online-Meetings sprudeln zu lassen.

Nachbereitung von Online-Meetings: ToDos direkt verteilen statt langer Protokoll-Listen

Die Nachbereitung eines virtuellen Meetings ist ebenso wichtig, wie die eines physischen. Statt wie gewohnt die Beschlüsse und die nächsten Schritte in einem Protokoll zusammenzufassen und diese an alle zu versenden, können Projektorganisationstools wie Trello, Jira etc. genutzt werden. Hier werden die nächsten Schritte direkt festgehalten und den entsprechenden ausführenden Teilnehmern zugewiesen. Der Vorteil liegt auf der Hand: Teilnehmer müssen sich im Nachgang nicht mehr mühsam durch Protokolle arbeiten und ihre ToDos manuell herausfiltern, sondern können direkt die Tätigkeiten umsetzen und den aktuellen Status wiederum über das Board mit den anderen Teilnehmern teilen.

Holen Sie mehr aus Ihren Online-Meetings raus und setzen Sie die hier angesprochenen Möglichkeiten ein, um auch langfristig eine neue Online-Meetingkultur zu etablieren

Checkliste für effiziente und erfolgreiche Online-Meetings:

• Bewusste und gesteuerte Auswahl der Meeting-Teilnehmer
• Agenda erstellen und vor dem Meeting versenden
• Infosheet zur Teilnahme, um Einwahlprobleme zu reduzieren
• Meetingunterlagen vorab allen Teilnehmern zur Verfügung stellen
• Grundsätzlich: Pünktliche Teilnahme in ruhiger Umgebung
• Keine anonyme Teilnahme in der Webkonferenz: Namensangabe und Video einschalten
• Keine Parallelaktivitäten!
• Transparenz steigern: Namen vor Beitrag ansagen
• Redegeschwindigkeit anpassen, aktiv Feedback einholen, Konzentrationsniveau hochhalten
• Bewusster Umgang mit Mute-Button, systemgestütztes Handheben anwenden
• Alternativ zum Protokoll: ToDos direkt in einer Software wie Trello aufnehmen und zuweisen.
• Online Tools steigern die Interaktivität und die Qualität: Abfragen von Stimmungen, Meinungen, Brainstormings, gemeinsames Entwickeln von Ideen – dafür gibt es eine Fülle an Software unterschiedlichster Anbieter. Teilweise stehen diese sogar kostenlos zur Verfügung.

Autor

Christian Holch – Senior Consultant

Christian Holch ist der Ansprechpartner für scaled agile framework (SAFe). Er weist mehr als achtzehn Jahre Erfahrungen in der deutschen und internationalen Versicherungsbranche auf.