CA Immo ist ein auf moderne Büroimmobilien spezialisierter Investor, Manager und Entwickler in den Metropol-Städten Deutschlands, Österreichs und Zentraleuropas. Das Unternehmen deckt die gesamte Wertschöpfungskette im Bereich Gewerbeimmobilien ab und verfügt über ein hohes Maß an eigener Baukompetenz. Die 1987 gegründete CA Immo ist im ATX der Wiener Börse gelistet.
Optimierung der Kontoauszugsverarbeitung: Einführung von Convista iEBS bei der CA Immobilien Anlagen AG
Implementierung des Convista intelligent Electronic Bank Statement (iEBS) zur Effizienzsteigerung in der Kontoauszugsverarbeitung im SAP
Effiziente Kontoauszugsverarbeitung im Fokus: Wie die CA Immobilien Anlagen AG mit iEBS und Convista ihre Finanzprozesse optimierte
Erfahren Sie, wie die CA Immobilien Anlagen AG mit zukunftsweisender Technologie und strategischer Partnerschaft ihre Kontoauszugsverarbeitung optimierte. In unserem Bericht beleuchten wir die Implementierung des Convista intelligent Electronic Bank Statement (iEBS) im SAP-Umfeld, welches die Effizienz und Präzision der Kontoauszugsverarbeitung optimierte. Von den Herausforderungen bis zur erfolgreichen Umsetzung – entdecken Sie, wie die CA Immobilien Anlagen AG trotz komplexer Anforderungen und knappem Zeitrahmen ihre Finanzprozesse auf ein neues Level hob und den Weg für einen reibungslosen Kontoauszugsworkflow ebnete.
Die Herausforderung
Die CA Immo Gruppe ist an verschiedenen europäischen Standorten vertreten. Mit rund 100 Buchungskreisen und rund 200 verschiedenen Bankkonten ist das täglich zu verarbeitende Kontoauszugsvolumen nicht unerheblich.
Die Automatisierung des Verbuchens der einzelnen Kontoauszugspositionen birgt daher ein großes Einsparungspotential für die CA Immo Gruppe. Der automatische Ausgleich von eingehenden Mietzahlungen, ohne eindeutig zuordenbare Rechnungsnummer im Verwendungszweck, ist im SAP Standard über reines Customizing nicht umsetzbar und erfordert einen hohen Aufwand an kundenindividueller Programmierung. Die SAP Suchmusterfunktionalität ist da nur begrenzt nutzbar. Außerdem war die CA Immobilien Anlagen AG auf der Suche nach einem Tool, das direkt vom Fachbereich im Produktivsystem zur Regelpflege nutzbar ist.
Das Ziel: Dort, wo der SAP Standard an seine Grenzen stößt, soll der Prozess durch die Convista Add-On Lösung iEBS optimiert werden, um die manuelle Nachbearbeitung der Bankbewegungen zu reduzieren.
Der Lösungsansatz
Zunächst wurden die aktuellen Prozesse zur Kontoauszugsverarbeitung bei der CA Immobilien Anlagen AG analysiert. Danach hat Convista innerhalb von zwei Wochen das iEBS Add-On im Kundensystem installiert und das Grundcustomizing vorgenommen. Da die einfach anlegbaren Regeln im Convista Tool iEBS auf den Customizingeinstellungen der SAP Standardbuchungsregeln basieren, wurden von Convista auch die Standardeinstellungen geprüft und optimiert.
In Folgeworkshops hat Convista das Projektteam der CA Immobilien Anlagen AG direkt am Kundensystem geschult. Anschließend konnte der Kunde sofort mit dem Anlegen von Regeln im Testsystem beginnen. Während der Testphase wurden die Endanwender:innen von Convista durchgehend unterstützt. Der Kunde konnte sich schnell in das neue Tool einarbeiten und somit wurde Convista iEBS einen Monat nach Projektbeginn produktiv gesetzt. Hierbei wurde ein Buchungskreis als Pilot verwendet.
Im Anschluss daran wurde in mehreren, vom Kunden selbst durchgeführten internen Workshops der Fachbereich geschult und das Convista iEBS Tool sukzessive in den weiteren Buchungskreisen ausgerollt.
Die Realisierungshöhepunkte
Im November 2022 haben wir iEBS auf dem Kundensystem installiert und eingerichtet. Bereits im Dezember 2022 konnte die Lösung nach einer kurzen Testphase produktiv gesetzt werden.
Wir haben das Projektteam in der Bedienung des iEBS und insbesondere in der Anlage neuer iEBS-Regeln geschult. Aufgrund der einfachen Bedienbarkeit von Convista iEBS, hat die CA Immobilien Anlagen AG binnen weniger Wochen die eigenen Mitarbeitenden in der Anlage neuer iEBS-Regeln geschult.
Nachdem Convista iEBS ein Quartal lang in Nutzung war, haben wir die Rückmeldung erhalten, dass die Anwender:innen mit dem neuen Tool zufrieden sind und die automatische Verbuchung von Zahlungseingängen zuverlässig arbeitet. Das Ziel, eine hohe automatische Zuordnungs- bzw. Ausgleichsquote durch direkt im Fachbereich anlegbare Zuordnungs- bzw. Ausgleichsregeln, konnte somit erreicht werden.
Der Nutzen
Die Mitarbeitenden des Fachbereichs können im einfach zu bedienenden Anwendermodus des Convista iEBS eigenständig Regeln zur Kontoauszugsverbuchung direkt im Produktivsystem anlegen. Es ist kein Customizing mehr notwendig, um die Zuordnungs- bzw. Ausgleichsregeln anzulegen. Dadurch wird die Quote der automatisierten Buchungen und Ausgleiche kontinuierlich verbessert. Das spart Zeit und Aufwand im Tagesgeschäft der Buchhaltung.
Warum war Convista der richtige Partner für das Projekt?
Convista und die CA Immobilien Anlagen AG haben im Vorfeld bereits erfolgreich Projekte gemeinsam durchgeführt. Im Rahmen eines SAP-Projektes im Treasurybereich hat Convista der CA Immobilien Anlagen AG die Convista iEBS-Lösung vorgestellt. Aufgrund positiver Erfahrungen aus der bisherigen Zusammenarbeit hat sich CA Immobilien Anlagen AG für eine Einführung des Convista iEBS entschieden.
Wir haben nach einer sicheren, intelligenten, nahezu automatischen und nutzerfreundlichen Lösung für das Verarbeiten elektronischer Bankauszüge gesucht. Die Implementierung von iEBS als Erweiterung des SAP Standards bleibt auch rückblickend ein voller Erfolg. 80% unserer Bankgeschäfte werden inzwischen automatisch verarbeitet und es kann nur noch besser werden, denn jeder Einzelne von uns liebt die selbstständige Mitgestaltung in diesem Bereich.
Die Arbeit mit Convista war auch in diesem Projekt ein gelungenes Zusammenspiel – flexibel, professionell und reibungslos – vielen Dank!
Kristina Dadic
Quality Manager Tax and Accounting
CA Immo Deutschland GmbH
Download: Success Story Einführung von Convista iEBS bei der CA Immobilien Anlagen AG
Optimierung der Kontoauszugsverarbeitung
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