Die Herausforderung: Schnellere Prozesslaufzeiten bei ONTRAS durch bessere Datenübersicht

Durch die Zusammenarbeit mit vielen externen Dienstleistern fehlte ONTRAS die nötige Transparenz über laufende Außendiensteinsätze. Während interne Mitarbeitende mit SAP arbeiteten, wurden Tätigkeiten der externen Partner oft manuell in Excel protokolliert. Das führte zu Verzögerungen, Informationsverlusten und einem eingeschränkten Überblick über den aktuellen Auftragsstatus. ONTRAS wollte diesen Medienbruch beenden und eine einheitliche, digitale Lösung schaffen, die Echtzeit-Datenfluss, höhere Datenqualität und eine bessere Nachverfolgbarkeit ermöglicht.

Der Lösungsansatz der Convista

ONTRAS Gastransport GmbH be- treibt das 7.700 Kilometer umfassende Fernleitungsnetz in Ostdeutschland und verantwortet den zuverlässigen und effizienten Transport gasförmiger Energie – heute und in Zukunft. Mit dem Wachstum des Unternehmens wuchs auch der Bedarf an besserer Transparenz über die gesamten Betriebsprozesse, insbesondere bei den externen Dienstleistern. Denn: Manuelle Kommunikationsschnittstellen führten zu Informationsverlusten, was negative Auswirkungen auf Effizienz und Servicequalität hatte. ONTRAS hatte sich daher zum Ziel gesetzt, die Prozesse im Außendienst zu verbessern – mit Offline-Funktionalität, höherer Datenintegrität, unterbrechungsfreien Abläufen und deutlich verkürzten Reaktionszeiten.

Nach eingehender Prüfung entschied sich das Versorgungsunternehmen für den Einsatz von Smart Forms innerhalb von SAP Field Service Management (FSM), um Echtzeitdaten aus dem Außendienst zu erfassen und zu überwachen. Convista begleitete ONTRAS durch den gesamten Implementierungsprozess, fungierte als Schnittstelle zu SAP und passte SAP FSM individuell an – einschließlich der Anpassung des FSM Connectors zur Integration mit SAP ERP, um den spezifischen Anforderungen des Unternehmens gerecht zu werden.

ONTRAS kann nun jederzeit einsehen, welcher Auftrag wann versendet, bearbeitet und abgeschlossen wurde.

Mit FSM gibt es eine App, die mit allen Anwendungen verbunden werden kann. Wir haben erstmals eine breite Abdeckung unserer Anwendungsfälle erreicht – viele davon deckt das Standardprodukt bereits ab.

Ines Kurmies SAP-PM-Spezialistin ONTRA Gastransport GmbH

Jetzt verfügen unsere Außendienstmitarbeitenden über mehr Informationen und verlieren weniger, da sie den Auftrag direkt von uns erhalten – genau so, wie wir ihn sehen wollen. Früher gab es eine manuelle Kommunikationsschnittstelle, die zwangsläufig zu Informationsverlust geführt hat.

Eva Scholl ONTRA Gastransport GmbH

Exkurs: SAP Field Service Management (SAP FSM) bei ONTRAS

Echtzeitdaten und lückenloses Tracking sind entscheidend für vorbeugende Wartung, schnelle Reaktion bei Störungen und die Einhaltung von Vorschriften. Bei einer Gasleitungsinspektion etwa erzeugt das System einen Auftrag, der an den zuständigen Dienstleister übermittelt wird. Dieser weist den Auftrag einem Monteur zu, der die Bauteile prüft und seine Arbeit über Smart Forms in SAP Field Service Management (SAP FSM) dokumentiert. Diese Daten werden zurück an den Dienstleister gesendet, der den Auftrag prüft und abschließt.

Schließlich wird ein Prüfbericht als PDF erstellt und an SAP Plant Maintenance (SAP PM) übermittelt, wo ONTRAS die Ergebnisse einsehen und weiterverarbeiten kann. Ohne diesen Echtzeitdatenfluss könnte ein fehlerhaftes Bauteil unentdeckt bleiben – mit der Gefahr eines Gaslecks und ernstzunehmender Sicherheitsrisiken.

Der Nutzen

Dank FSM kann ONTRAS nun auch ohne Internetverbindung in abgelegenen Gebieten arbeiten und dennoch alle Patch- und Checklistenfunktionen aufrechterhalten. Gerade für Techniker:innen in entlegenen Regionen ist das essenziell: Sie müssen strenge Sicherheitsvorgaben einhalten und alle Schritte dokumentieren. Die Offline-Funktionen gewährleisten, dass dabei nichts vergessen wird.

Ines Kurmies sagt weiter: „Die große Herausforderung war: Wir werden immer digitaler. Wir wollen auch digitale Protokollvorlagen bereitstellen – und da sind wir mit unseren bisherigen Mitteln einfach an Grenzen gestoßen.“

Aktuell nutzt das Unternehmen noch SAP ERP Central Component (SAP ECC) und befindet sich im Übergang zu SAP S/4HANA. Die Implementierung von FSM erfolgte bereits vor dem Umstieg auf S/4HANA. Heiko Winkler betont die strategische Ausrichtung: „Unsere Philosophie ist nicht Cloud only, sondern Cloud first.“ ONTRAS plant, Smart Forms weiter auszubauen und die S/4HA- NA-Einführung in naher Zukunft fortzusetzen.

Warum Convista?

Convista spielte eine entscheidende Rolle bei der SAP-Implementierung, fungierte als Bindeglied zwischen SAP und ONTRAS und passte das FSM-System auf die spezifischen Anforderungen des Unternehmens an.

„Convista ist ein ausgesprochen verlässlicher und engagierter Partner. Selbst in der zweiten Projektphase, die ursprünglich als sehr risikobehaftet galt, war der Erfolg durch Expertise und Engagement gesichert.“

Besonders betont Winkler die Kreativität in der Beratung zur Umsetzung, insbesondere angesichts anfänglicher Zweifel an der Umsetzbarkeit. Zusätzlich arbeitete ONTRAS mit der Proaxia Consulting Group für die technische Implementierung des FSM Connectors zusammen und nahm Anpassungen an der Konfiguration sowie den Fehlermeldungen vor. Die gesamte Implementierung dauerte rund eineinhalb Jahre.

Heiko Winkler IT-Leiter ONTRAS Gastransport GmbH

ONTRAS betreibt 7.700 Kilometer Fernleitungsnetz in Ostdeutschland. Wir transportieren Erdgas und grüne Gase zu unseren Kunden, den nachgelagerten Netzbetreibern wie Stadtwerken und Industriekunden. Über 430 Mitarbeiter*innen bringen ihr Know-how am Leipziger Hauptsitz und an 12 weiteren Standorten ein. Gemeinsam treiben wir die Energiewende aktiv voran und bauen in den nächsten Jahren unsere Infrastruktur zum Wasserstoff-Netz um.

ONTRAS SAP FSM Mockup

Download Success Story:SAP Field Service Management bei ONTRAS

Download

Haben Sie noch Fragen?: Lassen Sie sich individuell beraten

Wei Chien Sun

Ihr Ansprechpartner

Wei Chien Sun

Kontakt: Haben Sie Fragen? Wir freuen uns auf Ihre Nachricht