Prozessanalyse & Optimierung: Operational Excellence

Das Ziel der Prozessanalyse und -optimierung besteht darin, die Effizienz und Leistungsfähigkeit von Geschäftsprozessen zu verbessern. Durch die detaillierte Analyse und anschließende Optimierung können Engpässe, Verschwendung und ineffiziente Abläufe identifiziert und beseitigt werden.

Bei der Prozessanalyse kommen verschiedene Methoden und Tools zum Einsatz, darunter Prozessmapping, Interviews mit den Beteiligten, Datenanalyse, Prozesssimulation und Benchmarking. Convista nutzt unter anderem eigene Bewertungsmetriken z. B. auf Basis von Prozessschritten, Prozesssequenzen oder Durchlaufzeiten. Zudem werden oft spezialisierte Softwarelösungen zur Visualisierung, Modellierung und Automatisierung von Prozessen verwendet. Unsere Tool-Empfehlungen sind unsere Partner SAP Signavio und Celonis. Darüber hinaus sind Prozess One Pager eine bewährte Methode, um unter anderem Schwachstellen, Risiken, Digitalisierungs- und Optimierungspotenzialen zu dokumentieren.

Prozesse in verschiedenen Bereichen können analysiert und optimiert werden, wie beispielsweise Produktentwicklung, Beschaffung, Produktion, Vertrieb, Kundenservice und Finanzmanagement. Sowohl operative als auch unterstützende Prozesse können Gegenstand der Analyse sein. Komplette Ende-zu-Ende (E2E) Prozesse, wie beispielsweise Order-to-Cash (O2C, OTC), oder aber auch einzelne Teilprozesse können im Fokus der Analyse stehen.

Die IT-Strategie und -Implementierung spielen eine entscheidende Rolle bei der Prozessanalyse und -optimierung. Die IT kann bei der Automatisierung von Prozessen, der Integration von Systemen, der Datenanalyse und der Bereitstellung von digitalen Werkzeugen unterstützen, um die Effizienz und Wirksamkeit der Prozesse zu verbessern. Beispielsweise kann gezielte Robotic Process Automation (RPA), also der Einsatz von Software-Bots dazu beitragen, wiederkehrende Prozessschritte effizient zu automatisieren.

Eine Prozessanalyse und -optimierung macht grundsätzlich in allen Unternehmen und Branchen Sinn, weil Geschäftsprozesse einfach überall zu finden und die Basis der täglichen Arbeit sind. Überall werden Einzeltätigkeiten miteinander zu Prozessen verbunden, um bestimmte Ziele zu erreichen. Von kleinen Start-ups bis hin zu großen Konzernen, beispielsweise im Finanzsektor, Versicherungswesen, produzierenden Gewerbe und im öffentlichen Sektor, können alle von einer gesteigerten Effizienz und Leistungsfähigkeit profitieren.

Prozesskosten werden in der Prozessanalyse durch die Identifizierung und Quantifizierung von Ressourcenverbrauch ermittelt. Dabei können direkte Kosten wie Arbeitszeit und Material ebenso berücksichtigt werden wie indirekte Kosten, beispielsweise aufgrund von Fehlern oder Wartezeiten. Die Optimierung zielt darauf ab, diese Kosten zu reduzieren, indem Verschwendung und Engpässe beseitigt werden. Als Unterstützung empfehlen wir hierbei die Nutzung von SAP Signavio und dessen Prozess-Simulationstool. Hier können verschiedene Kennzahlen für Prozesse hinterlegt werden, um gezielt Kosten- und Ressourcenverbräuche zu simulieren.

Die Digitalisierung spielt eine wichtige Rolle bei der Prozessanalyse und -optimierung. Durch die Einführung digitaler Werkzeuge, Automatisierung und Integration von Systemen können Prozesse effizienter gestaltet werden. Datenanalyse und Künstliche Intelligenz ermöglichen zudem eine bessere Entscheidungsfindung und Vorhersage zukünftiger Entwicklungen. Erst durch die Digitalisierung werden Technologien wie z. B. Process Mining möglich, mit deren Hilfe sich durch reale Ereignisprotokolle (Event Logs) aus IT-Systemen wie SAP die tatsächlichen Abläufe von Geschäftsprozessen analysieren lassen und automatisch konkrete Verbesserungsmaßnahmen empfohlen werden können.

Die Prozessanalyse identifiziert Risiken und Schwachstellen in den analysierten Abläufen. Wir als Convista nutzen eigene Bewertungsmetriken, z. B. auf Basis von Prozessschritten, Prozesssequenzen oder Durchlaufzeiten. Wir bewerten außerdem zusammen mit unseren Kunden die Kritikalität von Prozessen für die Geschäftsabläufe. Darüber hinaus setzen wir Softwarelösungen zur Visualisierung, Modellierung und Automatisierung von Prozessen ein. Zusammen mit den Process Mining Tools unserer Partner SAP Signavio und Celonis decken wir gezielt Optimierungspotentiale auf. Der neue Plug & Gain Ansatz von SAP Signavio generiert beispielsweise innerhalb von kürzester Zeit konkrete Verbesserungsmaßnahmen, die innerhalb des betroffenen SAP-Systems nur noch umgesetzt werden müssen. Mithilfe von Celonis lassen sich Automatisierungspotentiale ermitteln und auch direkt umsetzen. So stellen wir schnell sicher, dass Prozesse nicht nur sinnvoll, sondern auch zeiteffizient ablaufen können.

Convista verfügt über umfangreiche Best Practices und Erfahrungen in der Prozessanalyse und -optimierung. Wir haben erfolgreich Projekte in verschiedenen Branchen durchgeführt und verfügen über fundierte Kenntnisse in der Anwendung von bewährten Methoden, Tools und Techniken. Unsere Expertise ermöglicht es uns, maßgeschneiderte Lösungen zu entwickeln und nachhaltige Verbesserungen zu erzielen. Wir haben unsere Erfahrungen in SAP Signavio in eigenen, branchenspezifischen Ende-zu-Ende Best Practice Prozessen umgesetzt. Diese bringen wir direkt in die Workshops mit unseren Kunden mit. Die Best Practices der SAP sind beispielsweise ein hervorragender Startpunkt für Fit-to-Standard Workshops innerhalb eines SAP S/4HANA Projekts. Allerdings können sie niemals die einzige Wahrheit sein. Es braucht Branchenexpertise und Projekterfahrung, um die SAP Best Practices und die speziellen Anforderungen von Kunden zu einem optimalen Gesamtbild zusammenzuführen.

Die Zusammenarbeit zwischen Convista und den Kunden während des Prozessanalyse- und Optimierungsprojekts basiert auf einer engen Kooperation. Wir arbeiten gemeinsam mit den Kunden, um die aktuellen Prozesse zu verstehen, Schwachstellen zu identifizieren und Verbesserungspotenziale zu ermitteln. Durch regelmäßige Kommunikation, Schulungen und Workshops stellen wir sicher, dass die Kunden aktiv in den Prozess eingebunden sind und das Projekt erfolgreich umgesetzt wird. Wir nutzen speziell in SAP S/4HANA Projekten die Methodik SAP Activate, mit der wir von Anfang an unsere Kunden in die Prozesse einbeziehen und zu starke Abstraktionen verhindern können.