Leitfaden Prozessmanagement: Vom Stadtplan zum Navigationssystem
Dokumentierte Prozesse schaffen noch keine Steuerungs- und Automatisierungsfähigkeit. Finden Sie heraus, wo Ihr Unternehmen steht — und welche konkreten Schritte den Unterschied machen.
Warum Prozessmanagement heute an seine Grenzen stößt
Viele Versicherer haben ihre Prozesse über Jahre hinweg dokumentiert – vor allem getrieben durch regulatorische Anforderungen. Doch was als notwendige Compliance-Maßnahme begann, entwickelt sich zunehmend zum Engpass:
- Prozesse sind häufig unzureichend transparent und nicht durchgängig verknüpft
- Gewachsene Systemlandschaften und fragmentierte Organisationen erschweren Standardisierung und Automatisierung
- Dokumentation erfüllt zwar Audit-Anforderungen, unterstützt aber kaum die operative Steuerung
Hier sind wir beim alten Stadtplan: Das heißt Prozesse existieren – aber sie wirken nicht.
Der entscheidende Punkt:: Wo stehen Sie heute?
Der Weg dorthin ist kein Big Bang. Er beginnt mit einer zentralen Frage:
Wie reif ist Ihre Prozesslandschaft heute – und wo liegt der größte Hebel?
Denn: Nicht jedes Unternehmen startet am gleichen Punkt. Nicht jede Organisation braucht die gleiche Lösung. Der größte Mehrwert entsteht, wenn Maßnahmen zum Reifegrad passen
Finden Sie Ihren Ausgangspunkt
Bevor Sie Prozesse automatisieren oder neue Tools einführen, braucht es eine klare Standortbestimmung:
- Wie transparent und konsistent sind Ihre Prozesse wirklich?
- Wie stark sind Risiken, Kontrollen und IT integriert?
- Wo entstehen heute die größten Reibungsverluste?
- Welche Schritte bringen kurzfristig den größten Effekt?
↓ Genau hier setzt der Reifegrad Check an.
Ihr nächster Schritt
Mit wenigen Fragen erhalten Sie:
➜ Eine Einordnung Ihres aktuellen Reifegrads
➜ Eine klare Zuordnung zu einer Entwicklungsstufe
➜ Konkrete Ansatzpunkte für die nächsten Schritte
↓ Starten Sie jetzt den Reifegrad Check und finden Sie heraus, wo Ihre größten Potenziale liegen.
5-Stufen-Roadmap:Von der Dokumentation zur Steuerung
In unserem Whitepaper beschreiben wir einen pragmatischen Pfad: von der ersten Inventur bis zum durchgängigen Monitoring.
Ziel Inventur & Quick Wins
Bestehende Tools nutzen, ohne neue Plattform einzuführen. Schnell Transparenz und einheitliche Sprache schaffen — in 2 bis 6 Wochen.
Aktionen
- Top 10 Kernprozesse leichtgewichtig in BPMN/SIPOC erfassen
- Prozessportal (Confluence/SharePoint) mit Navigationslandkarte
- RACI, Inputs/Outputs und Risiken als strukturierte Tabellen
- Freigabe-Workflow mit Power Automate oder Comala
Werkzeuge
Kategorien:
Ergebnis
Sichtbarkeit, einheitliche Sprache und schnelle Adaption im Team.
Ziel Governance & Reuse
Verbindliche Standards, Vorlagen und Metadaten etablieren. Wiederverwendbarkeit und Prozessqualität langfristig sichern.
Aktionen
- Vorlagenkatalog für Prozess, SOP, Risiko und Kontrolle
- Metadatenschema: Owner, Version, Gültigkeit, DSGVO-Relevanz
- Freigaberichtlinien: Draft → Review → Approved
- Schulungen und Glossar für einheitliche Begriffshygiene
Werkzeuge
Kategorien:
Ergebnis
Konsistenz, hohe Prozesseffizienz und skalierbare Prozesslandschaft.
Ziel GRC Verankerung
Prozesse mit Risiken und Kontrollen verbinden. Nachweisfähigkeit und regulatorische Sicherheit gewährleisten.
Aktionen
- Risikokatalog und Kontrollbibliothek auf Prozessschritt-Ebene
- Wirksamkeitsnachweise und Audit Trail etablieren
- Lesebestätigungen und Pflichtschulungen für kritische SOPs
Werkzeuge
Kategorien:
Ergebnis
Gesamtheitliche Risikosteuerung und revisionssichere Organisation.
Ziel Automatisierung Pilot
Von der Dokumentation zur tatsächlichen Ausführung. Effizienz steigern und manuelle Tätigkeiten reduzieren.
Aktionen
- 3–5 Use Cases: Genehmigungen, Stammdaten, Notifications
- API-First und Event Triggers wo möglich
- ALM/Governance: Environments, DLP, Solution Packs
Werkzeuge
Kategorien:
Ergebnis
Spürbare Reduktion manueller Tätigkeiten und erste skalierbare Automation.
Ziel End-to-End & Observability
Vollständige Durchgängigkeit der Prozesse und systematische Überwachung. Engpässe frühzeitig erkennen.
Aktionen
- Prozess-KPIs: Durchlaufzeit, Rework, SLA
- Bottleneck-Analysen und BPMN-Workflow-Synchronisation
- Incident- und Change-Management verzahnen (ServiceNow/Jira)
Werkzeuge
Kategorien:
Ergebnis
Transparenz und kontinuierliche Verbesserung auf Basis echter Daten.
Starten Sie jetzt: Vom Einstieg zur konkreten Umsetzung
Der Readiness Check zeigt Ihnen, wo Sie heute stehen. Doch die entscheidende Frage bleibt: Wie sieht der konkrete Weg zur wirksamen Prozesssteuerung aus?
Denn: Die Transformation erfolgt nicht in einem Schritt. Es gibt unterschiedliche Zielbilder und Lösungsansätze. Und viele Initiativen scheitern daran, dass Struktur und Priorisierung fehlen.
- Unser Leitfaden gibt Ihnen die Struktur dafür.
Kontakt: Wir freuen uns darauf, Ihren individuellen Fall zu erörtern:
Robert Schnittger
Associate Partner
Alexander Horn
Associate Partner
Downloadformular: Leitfaden zur Prozessmodellierung und Dokumentation
