Robotic Process Automation: Schnelle Automatisierung eines Prozesses dank RPA

Schnelle Automatisierung von Prozessen durch RPA

Essenz eines nachhaltigen Unternehmertums ist die kontinuierliche Anpassung und Reflexion laufender Unternehmensprozesse. Durch ineffiziente, personalbindende und repetitive Tätigkeiten wird der Unternehmenserfolg nachhaltig gefährdet.

Neue Lösungsansätze zur Problematik bietet hier die sogenannte Robotic Process Automation (nachfolgend RPA). Durch die Verwendung von RPA werden Prozesse schnell und kosteneffizient automatisiert. Der Vorteil für Sie: Gedanken über die zugrundeliegenden Applikationen und Programme werden somit obsolet. Im Gegensatz zur herkömmlichen Prozessautomatisierung ist ein RPA-Bot nicht auf Programmierschnittstellen Ihrer Systeme angewiesen, sondern bedient jedes System über die Bildschirmoberfläche – genau wie Ihre Mitarbeiter.

Wir haben uns im Rahmen einer Prototypenentwicklung unter anderem mit der RPA-Lösung „Intelligent Robotic Process Automation“ der SAP beschäftigt und gängige Workflows in kürzester Zeit durch ein Bot automatisieren können. Einer unserer Bots ist in der Lage, die regelmäßige Verarbeitung von Excel-Dateien, welche per Mail geliefert werden, vollkommen automatisiert zu erledigen. Er reagiert hierbei auf den Eingang von Mails definierter Absender, liest die Datensätze der angehängten Excel-Datei aus, überträgt die relevanten Informationen nach SAP ERP und gibt dem Absender eine Rückmeldung mit dem Verarbeitungsstatus der Datensätze.   
 

Die Drei-Schritt-Strategie zur schnelle Automatisierung von Prozessen

 

Die Drei-Schritt-Strategie von RPA: Prozesse identifizieren, implementieren und strategisch ausrichten

 

Schritt 1: Identifikation geeigneter Prozesse

Ein Prozess zur Automatisierung mittels eines RPA-Bots sollte grundlegende Eigenschaften erfüllen:

  1. Der Prozess sollte zu einem hohen Grad standardisiert und strukturiert sein. Das heißt, dass der Prozess in der Vielzahl der Fälle den gleichen Prozesspfad geht und sich dieser Pfad mittels einfachen Wenn-Dann-Regeln in einem Prozessmodell abbilden lässt.

    Ihr Prozess lässt sich nicht vollständig regelbasiert Abbilden? Kein Problem – ein RPA-Bot arbeitet nicht nur im Hintergrund, sondern auch Hand-in-Hand mit Ihren Mitarbeitern. Kritische Entscheidungen können von dem RPA-Bot an einen Mitarbeiter delegiert werden.
     
  2. Da ein RPA-Bot nur mit digitalen und strukturierten Informationen arbeiten kann, darf Ihr Prozess nicht auf analogen oder unstrukturierten Informationen basieren.
     
  3. Der Prozess sollte ein gewisses Volumen aufzeigen und besser häufig als selten ablaufen. So lässt sich das Optimum aus der RPA-Technologie herausholen und hat einen hohen ROI zur Folge.

Schritt 2: Implementierung

Auch wenn viele Anbieter von RPA-Software gerne von einer No-Code bzw. Low-Code Implementierung sprechen und eine einfache Implementierung ohne technisches Know-How suggeriert wird, verlangt das Entwickeln eines robusten und verlässlichen RPA-Bots eine große technische Expertise.

So genügt es nicht, den identifizierten Prozess 1:1 in die grafische Notation der RPA-Software zu überführen und mit den Benutzeroberflächen der zu automatisierenden Applikationen zu verknüpfen, um Ihren Prozess zu automatisieren. Vielmehr muss in dieser Phase Ihre Softwarelandschaft ganzheitlich betrachtet werden, um eine nahtlose Integration des RPA-Bots zu gewährleisten.

Typische Fragestellungen an dieser Stelle sind:

  • Wie kann ein RPA-Bot auf den Mail-Eingang eines Mitarbeiters zugreifen?
  • Wie kann ein RPA-Bot auf die geteilten Ordner des Teams zugreifen?
  • Welche netzwerk- und unternehmensweite Dienste müssen für den RPA-Bot erreichbar sein?

Schritt 3: Go-Live und strategische Ausrichtung

Mit der Produktivsetzung Ihres ersten RPA-Bots beginnt das Monitoring und die kontinuierliche Verbesserung des entwickelten RPA-Bots. Im Sinne des klassischen BPM-Lebenszyklus sollte ein bereits automatisierter Prozess, auch wenn er im besten Fall in Vergessenheit gerät, in regelmäßigen Abständen überdacht und falls notwendig neuen Gegebenheiten Ihrer Softwarelandschaft angepasst werden. So können Sie die Fähigkeiten Ihres RPA-Bots nach und nach verbessern und schon durch kleine Anpassungen Ihre Prozessqualität und Durchlaufzeit weiter verbessern.

Gleichzeitig sollten Sie die Erfahrungen Ihres ersten RPA-Bots nutzen und eine Strategie ausarbeiten, um RPA-Bots langfristig in Ihrem Unternehmen zu integrieren. Somit können Sie den Grundstein für die Etablierung neuartiger Services und Technologien in Ihrem Unternehmen legen. Bestehende Prozesse werden mittels RPA-Technologie schnell automatisiert und neuartige Prozesse und Dienstleistungen können, auf Basis der RPA-Technologie, aufgebaut werden.  Dabei sind maschinelles Lernen, künstliche Intelligenz und die Verarbeitung natürlicher Sprache Best-Practice-Beispiele für aktuelle Technologien, welche sich mittels der RPA-Technologie in Prozesse und Abläufe integrieren lassen.


 

Fazit: Intelligente Automation macht Ihre Prozesse effizient.

Wir haben uns im Rahmen der Prozessautomatisierung nicht nur mit der RPA-Technologie auseinandergesetzt, sondern auch mit klassischer Prozessautomatisierung mittels Camunda. Mit Camunda lassen sich Ihre Prozesse auf herkömmliche Art und Weise, durch den Einsatz von Programmierschnittstellen, automatisieren, steuern und überwachen. Der Realisierungsaufwand ist, vorausgesetzt, dass die notwendigen Schnittstellen in Ihren Systemen geben sind, vergleichbar mit dem eines RPA-Bots.

Sollten Sie Interesse an einem tiefergehenden Verständnis oder Fragen zu der Automatisierung von Prozessen mit RPA, speziell SAP iRPA oder aber auch Camunda haben, sprechen Sie uns gerne an!

Daniel Semling

Consultant Daniel.Semling@convista.com
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