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Success Story: Implementierung der SAP Sales Cloud bei OQ Chemicals GmbH

Geschäftsmann im formellen schwarzen Anzug, der neben seinen Kollegen steht und einen Finanzbericht während einer Konferenz in einem modernen Arbeitsraum analysiert und über die Implementierung der SAP Sales Cloud redet
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DIE HERAUSFORDERUNG: Komplettierung der OQ Chemicals Systemlandschaft mit einem CRM-System

OQ Chemicals hat in den vergangenen Jahren seine bestehende SAP-Systemlandschaft entwickelt und um neue IT-Systeme ergänzt (BW on HANA, SAP SuccessFactors, TIS Payment Solution).

Für den Vertriebsbereich war man auf der Suche nach einem CRM-System. Der Wunsch des Vertriebs war von der Erwartung getragen, für die Vertriebsprozesse auf ein weltweit zentrales IT-System zugreifen zu können, welches die vertrieblich relevanten Daten umfassend zur Verfügung stellt.

In einem ersten Workshop, den Convista mit OQ Chemicals, damals noch Oxea, veranstaltet hat, konnte das Team die folgenden Zielsetzungen für ein gemeinsames CRM-Projekt identifizieren:

  • Einfachere Vor- und Nachbereitung von Kundenbesuchen
  • Single-Point-of-Entry für alle vertriebsrelevanten Informationen
  • Professionelle Verfolgung von Opportunities
  • Höhere Transparenz durch Zugriff auf alle Kundeninformationen wie Besuchsberichte, Angebote, Kontakte, Muster
  • Easy-to-Use und State-of-the-Art für eine hohe Benutzerakzeptanz

Im Mittelpunkt dieses Projektes stand die systemübergreifende Unterstützung aller vertrieblichen Prozesse durch SAP C/4 HANA. Ein für uns sehr wichtiger Aspekt war die Erlangung einer 360°-Sicht auf unsere Kunden. Wir haben darüber hinaus, weltweit einheitliche Prozesse im Vertrieb etabliert, und das Wissen der Mitarbeitenden über Kunden, Produkte, Opportunities und Angebote dem gesamten Unternehmen zugänglich gemacht.

Juan Soto Vice President IT OQ Chemicals

Implementierung der SAP Sales Cloud: Die Anforderungen an das CRM-System

Das neue CRM-System der OQ Chemicals sollte nicht nur die üblichen CRM-Funktionen zur Verfügung stellen, sondern ins-besondere den ungehinderten Datenfluss vom und zum ERP-System sowie die problemlose Einbindung von Informationen aus anderen IT-Systemen der OQ Chemicals-Systemlandschaft in Reports und Dashboards ermöglichen.

Die Mitarbeitenden im Vertrieb sollten die Zeit nicht mit der Suche nach Daten und Informationen, sondern mit deren Analyse und den daraus entstehenden Aktivitäten verbringen. Ein Projekt zum Thema CRM ist kein reines IT-Projekt. Ein starker Fokus liegt auf den Bedürfnissen und Anforderungen der Vertriebsorganisation. Für den Vertrieb steht die Eignung des Systems für die tägliche Arbeit der Endan-wender im Mittelpunkt. Vertrieb und IT wurden bei OQ Chemicals mit ihren Anforderungen in die Auswahl des passenden CRM-Systems eingebunden.

UNSER PROJEKTANSATZ: „Think big, start small and deliver quickly.“

Unser Projektansatz ist agil und seit vielen Jahren gibt es ein Motto für CRM-Projekte: „Think big, start small and deliver quickly”. Auch wir sind in dem Projekt diesem Motto gefolgt und haben uns bewusst für eine agile Projektvorgehensweise entschieden.

In den wichtigsten Projektschritten wird das Motto nochmal deutlich:

  • Festlegung von strategischen Leitlinien und Projektzielen („think big“)
  • Aufstellung eines Story-Boards („start small“)
  • Definition der Sprints (inklusive Tests und Dokumentation) („deliver quickly“)

Ein sehr wichtiger Aspekt für den Projekterfolg war außerdem, dass die Key-User von Anfang an konsequent im Projekt mitgewirkt haben. Für das Projekt ergaben sich daraus viele Vorteile:

  • Wissen der Key-User wurde kontinuierlich von Anfang an genutzt.
  • Späterer Schulungsbedarf für die Key-User konnte auf ein Minimum reduziert werden.
  • Key-User konnten den „Change“ in die Organisation hineintragen.
  • Höhere Motivation der Key-User bei den Integrationstests.
  • End-User-Training und User-Acceptance-Test konnten fast selbständig durch Key-User erfolgen.

Der Erfolg des Projektes lag zudem an der engen Zusammenarbeit mit dem Vertriebsmanagement, das bei aufkommenden Fragen zeitnah und konsequent im Sinne der angestrebten Zeile entschieden hat.

Ergebnisse der ersten Projektstufe

Das CRM-System ging planmäßig am 01.04.2019 live. Eine Herausforderung des Go-Live bestand darin, das System zeitgleich in mehr als 15 Ländern in Europa, Amerika und Asien live zu setzen. Alle Funktionen wurden im April 2019 gleichzeitig in allen OQ Chemicals-Niederlassungen ausgerollt. Ein Erfolgsfaktor war, dass alle weltweiten Key-User im März 2019 für eine Woche in die Unternehmenszentrale nach Monheim kamen und dort vom Convista-Projektteam geschult wurden. Mittlerweile arbeiten mehr als 100 OQ Chemicals-User mit dem CRM-System. Die Convista ist für den Application Support des CRM-Systems verantwortlich.

Die Zusammenarbeit war überaus positiv und erfolgreich. Alle Zielvorgaben des Projektes wurden erreicht. Anfang April ging die Sales Cloud planmäßig in mehr als 15 Ländern (Europa, USA, Asien) live. Hervorheben möchte ich den agilen Projektansatz und die kontinuierliche Einbeziehung der Fachbereiche.

Frank Krämer Manager Global SAP Applications OQ Chemicals

OQ Chemicals, vormals Oxea, ist ein weltweiter Hersteller von Oxo-Produkten wie Alkohole, Polyole, Carbonsäuren, Spezialester und Amine. Diese werden zur Herstellung von hochwertigen Beschichtungen, Schmierstoffen, kosmetischen und pharmazeutischen Produkten, Aroma- und Duftstoffen, Druckfarben sowie Kunststoffen verwendet. Weitere Informationen sind unter chemicals.oq.com verfügbar.

OQ Chemicals ist Teil von OQ, einem integrierten Energieunternehmen, das Nachhaltigkeit und Business Excellence liefert. OQ ist in 16 Ländern aktiv und deckt die gesamte Wertschöpfungskette von der Exploration und Produktion bis hin zur Vermarktung und zum Vertrieb seiner Produkte ab.

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