Mit einer S/4HANA-Vorstudie sicher durch die Transformation
Eine S/4HANA-Transformation ist weit mehr als ein technisches Upgrade. Ohne klare Vorbereitung drohen Verzögerungen, hohe Kosten und unnötige Komplexität. Der Beitrag zeigt, warum eine Vorstudie die Grundlage für eine erfolgreiche Transformation bildet: Sie analysiert bestehende Prozesse, deckt technische und fachliche Herausforderungen frühzeitig auf und schafft eine belastbare Roadmap für die Umsetzung. Mit einer strukturierten Vorbereitung können Unternehmen die Möglichkeiten von SAP S/4HANA gezielt nutzen und ihre Transformation planbar gestalten.
Vom Start bis ins Ziel: Mit einer S/4HANA-Vorstudie sicher durch die Transformation
Stellen Sie sich vor, Sie stehen am Start eines Marathons: ohne Trainingsplan, ohne zu wissen, wo die Verpflegungsstationen sind und mit Schuhen, die Sie noch nie getragen haben. Die Chancen das Ziel sicher und schnell zu erreichen, sind verschwindend gering.
Genau so kann sich eine S/4HANA-Transformation ohne Vorstudie anfühlen. Viele Unternehmen befinden sich bereits mitten im Umstieg oder planen ihn in naher Zukunft. Die technischen Neuerungen, von der schnelleren Verarbeitung großer Datenmengen über eine zentrale Belegtabelle bis hin zur Echtzeit-Berichterstattung, eröffnen enorme Chancen. Doch um sie zu nutzen, ist eine sorgfältig geplante Systemtransformation nötig. Planung, Konzeption und Umsetzung sind komplex und ressourcenintensiv. Wer unvorbereitet startet, riskiert Verzögerungen, Mehrkosten und Frust.
Die Convista Conversion Factory bietet mit der S/4HANA Vorstudie die erprobte „Marathonvorbereitung“ für Ihre Transformation. Sie kombiniert die von SAP empfohlene Activate-Methode mit praxiserprobten Convista Best-Practices und wird so zu Ihrem individuellen Trainingsplan, der Sie sicher ins Ziel bringt. In dieser Blogreihe werden die Hintergründe, Bestandteile und Ergebnisartefakte einer Convista S/4HANA Vorstudie beschrieben.
Warum es eine Vorstudie braucht
Die S/4HANA Transformation stellt für viele Unternehmen eine große Herausforderung dar, bietet aber auch die große Chance, Altlasten abzubauen und sich schlagkräftig für die Zukunft aufzustellen. Wer den langen Weg einer Transformation beschreitet, sollte optimal davon profitieren, um am Ende nicht dieselben Probleme in einer neuen Verpackung vorzufinden. Um historisch gewachsene Systeme, ineffiziente Prozesse, technische Schulden und Kosten durch System- oder Prozessbrüche im Rahmen einer Transformation anzugehen, ist es unerlässlich, sie gezielt zu analysieren. Eine Vorstudie liefert die Ergebnisse, die nötig sind, um Klarheit über die bestehende Prozess- und Systemlandschaft zu erhalten und einen auf die Unternehmensstrategie abgestimmten Weg in das neue System unter Berücksichtigung aller gewünschten Optimierungen zu finden.
Wann eine S/4HANA Vorstudie über Erfolg oder Misserfolg entscheidet
Aktuell ist der häufigste Grund für die Durchführung einer Vorstudie die Transformation nach S/4HANA. Dies ist jedoch bei weitem nicht der einzige Zeitpunkt, an dem sich die Analyse und Ausrichtung in Form einer Vorstudie lohnt. Zwei weitere Situationen, in denen eine Vorstudie nicht nur den Projekterfolg maßgeblich beeinflusst, sondern einen geschäftskritischen Beitrag leistet, sind:
Die Integration neuer Konzerngesellschaften
Durch eine Vorstudie wird frühzeitig der Aufbau oder die Integration von Doppelstrukturen und wild wuchernde Schnittstellen vermieden. Stattdessen werden Synergien identifiziert und gezielt genutzt.
Die Konsolidierung fragmentierter IT-Landschaften
Viele Systeme sind historisch gewachsen und voneinander isoliert. Ein verbreitetes Beispiel aus der Praxis sind parallellaufende Systeme für Finanzen und Controlling (FI/CO), Personalwesen (HCM) sowie Forderungsmanagement (FS-CD). Eine Vorstudie liefert die benötigten Erkenntnisse, um sie zu harmonisieren. Eine zukunftsfähige SAP-Architektur steigert die Kosteneffizienz und senkt zugleich Datenredundanz und Pflegeaufwand.
Typische Bestandteile einer SAP Vorstudie
Das Standardvorgehen von Convista für S/4HANA Vorstudien basiert auf der SAP Activate Methode und erweitert diese um projekterprobte Best-Practices, sogenannte Convista Beschleuniger. Das Resultat ist ein Vorgehensmodell mit drei zentralen Phasen und anforderungsabhängigen, variablen Bausteinen, die sich nach den konkreten Rahmenbedingungen und Zielen Ihrer Vorstudie richten. In diesem Teil der Blogreihe werden die drei Hauptphasen grob skizziert. Weitere Details folgen in eigenen Blogartikeln.
Bestandsaufnahme | In der Bestandsaufnahme wird der Status quo erfasst. Diese vollständige Erhebung der Systemlandschaft inklusive aller Module und Datenflüsse dient als Entscheidungsgrundlage. Deshalb werden neben technischen Komponenten auch fachliche Kernprozesse und involvierte Stakeholder berücksichtigt. |
Definition des SAP-Zielbilds | Das Zielbild legt den Umfang der Transformation fest. Es stellt den Soll-Zustand des angestrebten Systems dar und berücksichtigt elementare Entscheidungen für den Weg dorthin. Typische Bestandteile eines SAP Zielbilds sind die Zielarchitektur, der Transformationsansatz und das Betriebsmodell. Auch strategische Hebel wie Guiding Principles oder der angestrebte Grad der Standardisierung und Harmonisierung von Ende-zu-Ende-Prozessen können integriert werden. |
Erstellung der Roadmap | Mit der Roadmap werden die Entscheidungen für das SAP-Zielbild in ein gangbares Vorgehensmodell gegossen. Neben der sinnvollen Bündelung von Arbeitspaketen spielen Ressourcen- und Budgetplanung sowie Change- und Kommunikationsstrategien eine wichtige Rolle, um die gesteckten Ziele in quality, in budget und in time erreichen zu können. |
Die 4 größten Fehler in S/4HANA Vorstudien
Auch eine sorgfältig geplante S/4HANA Vorstudie kann ins Stocken geraten, wenn typische Stolperfallen nicht frühzeitig erkannt und vermieden werden. Vier davon treten in der Praxis besonders häufig auf:
#01: Die IT allein planen lassen
Wird die Vorstudie ausschließlich aus der IT-Perspektive betrieben, fehlt oft der ganzheitliche Blick auf die Geschäftsprozesse und strategischen Ziele des Unternehmens. Technisch perfekte Lösungen können dann an den fachlichen Anforderungen vorbeigehen. Die Folge: teure Anpassungen im späteren Projektverlauf.
#02: Bestehender Dokumentation blind vertrauen
Historische Prozess- und Systemdokumentationen sind oft veraltet oder lückenhaft. Wer sich allein darauf verlässt, riskiert, wichtige Abweichungen zwischen Theorie und gelebter Praxis zu übersehen. Eine unabhängige, aktuelle Erhebung ist unverzichtbar, um Überraschungen zu vermeiden.
#03: Auf die Hoffnung setzen, dass alle „nebenbei“ mitarbeiten
Eine Vorstudie erfordert aktive Mitarbeit aus Fachbereichen, IT und Management. Unternehmen dürfen diese Arbeit nicht als „nebenbei machbar“ betrachten, ohne die Qualität der Ergebnisse zu riskieren. Die Bereitstellung von Ressourcen ist essenziell. Dazu zählen klar definierte Rollen, verbindliche Termine und Freiräume für die Beteiligten.
#04: Nur den aktuellen Bedarf berücksichtigen
Wer ausschließlich heutige Anforderungen in den Blick nimmt, vergibt die Chance, zukünftige Entwicklungen wie etwa organisatorische Veränderungen, Markttrends oder regulatorische Anforderungen, proaktiv einzuplanen. Ein nachhaltiges Zielbild muss daher auch künftige Szenarien einbeziehen.
Ausblick auf unsere Blogreihe
In den nächsten Artikeln nehmen wir Sie mit in die Praxis: Wir zeigen Schritt für Schritt, wie eine saubere Bestandsaufnahme aussieht, wie ein zukunftsfähiges Zielbild entsteht und wie Sie mit einer klaren Roadmap den Projekterfolg sichern.
MARKTERHEBUNG 2026 UND PRAXISLEITFADEN: Herausforderungen und Strategien für eine erfolgreiche S/4HANA-Einführung in Versicherungen
Wer nicht warten will: Unser aktuelles Whitepaper bietet eine gute Gelegenheit, sich über die Möglichkeiten einer S/4HANA Transformation zu informieren und praxisnahe Einblicke in die Umstellung zu erhalten.
Fazit
Eine fundierte S/4HANA Vorstudie bietet die Chance, historisch gewachsene Prozesse und Strukturen neu zu denken, Synergiepotenziale zu nutzen und teure Fehlentscheidungen zu verhindern. Sie ist Ihre Versicherung gegen Fehlinvestitionen, Terminverzug und unerwartete Kosten. Sie sorgt dafür, dass Ihre Transformation nicht nur technisch, sondern auch wirtschaftlich ein Erfolg wird.
Sie wollen Ihre Transformation auf ein sicheres Fundament stellen? Dann sprechen Sie uns für ein unverbindliches Vorstudien-Gespräch an.
Ihr Ansprechpartner
Mit einem Schwerpunkt auf der Leitung komplexer Projekte im Bereich Finance – insbesondere im Rahmen der CFO-Agenda – begleitet Sebastian Unternehmen erfolgreich durch S/4HANA-Transformationsprojekte. Dabei unterstützt er sowohl in strategischen Vorprojekten als auch in der Umsetzung umfangreicher Programme. Fachlich kommt Sebastian aus dem Finanzwesen, wo in über 15 Jahren Berufserfahrung Expertise in der Buchhaltung und im Steuerwesen aufgebaut hat. Ergänzt wird dies durch langjährige Erfahrung in der Führung von Teams und der Weiterentwicklung von Organisationen. Er verbindet fachliche Kompetenz mit strategischem Weitblick und einem ausgeprägten Verständnis für die Herausforderungen und Chancen moderner Finanzstrukturen.
Sebastian Kolbe-Herchet
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